Cómo gestionar de forma eficiente el correo electrónico

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Hace años yo era otra de esas personas con cientos de emails en la bandeja de entrada. Una vez que fui avanzando en la organización en el trabajo, decidí que aquel caos del email no podía seguir así y comencé a documentarme para aprender a ser más eficiente en este apartado.

Tras leer a varios autores y probar diferentes configuraciones encontré la forma idónea para mí y prueba de ello es que es mucho tiempo el que llevo usándola con muy buenos resultados. He de mencionar que recibo una media de unos 60 emails diarios de lunes a viernes, por lo que estaría perdido sino fuera organizado en este asunto.

Creo que un blog es un buen sitio para compartir conocimientos, así que por ello he escrito este post que espero que sea útil a muchas personas. Aquí van todas las claves que yo utilizo para una correcta gestión del correo electrónico.

1. CREACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE TRABAJO

Antes de nada hay que identificar todo lo importante en relación a nuestro correo electrónico y en los siguientes puntos es donde voy a tratar de explicarlo.

1.1- Gestionar todo el correo en Gmail web

Desde qué comencé a usar correo electrónico hace ya casi 15 años fui un habitual de los programas específicos para ello, como Outlook Express, Outlook, Entourage, Mail e incluso le di una oportunidad a Sparrow porque creo que el software bien realizado siempre merece ser probado.

La realidad es que ninguno de ellos te permite tanta personalización y opciones como Gmail a través de la web, especialmente si tienes varias direcciones de correo o recibes muchos emails diariamente.

Gmail te da más de 7GB de espacio de forma gratuita e incluso tienes la opción de ser usuario de pago y tener de 25GB en adelante. Yo soy usuario de pago y si no recuerdo mal la cantidad que pago por los 25GB es ridícula, unos 6€ al año.

1.2- Meter todas las direcciones que correo que controles en tu cuenta de Gmail

Si gestionas varias cuentas de correo y tienes que enviar y recibir emails desde todas, es imprescindible este punto. Tener las direcciones distribuidas en varios servicios o programas sólo contribuye al caos.

Lo que hago es meter todos los datos SMTP para poder enviar y reenviar todas y cada una de las direcciones que tengo hacia mi cuenta Gmail. Así, desde un mismo lugar puedo controlar todo.

Es importante también dejar creadas las diferentes firmas para cada cuenta, de forma que siempre dejarás los datos de contacto (tuyos o de la empresa pertinente) en todos los emails que escribas sin tener que teclearlo repetidas veces.

1.3- Creación de etiquetas

Si ya tenemos todas nuestras cuentas de correo en un sólo lugar y ya somos capaces de gestionarlo todo desde allí, ha llegado el momento de crear nuestra estructura para el correo y el primer paso es la creación de etiquetas. No me gusta crear excesivas etiquetas (carpetas) en Gmail ya que si necesitas encontrar algo es mucho mas productivo realizar una búsqueda que ir a una carpeta a buscar entre cientos de emails.

Tengo una etiqueta creada con un color identificativo y diferente para cada sección importante que gestiono dentro del correo:

  • Empresa 1
  • Empresa 2
  • Empresa 3
  • Personal profesional
  • Blog
  • Internet
  • Amigos

Y nada más. Antes de que completes este punto párate a pensar y distribuye tu correo en los apartados que creas convenientes, pero sin caer en el error de crear tantas etiquetas que a la hora de distribuir el correo dudes entre llevarlo a un sitio u otro. La clave está en que sepas claramente y en un instante a que carpeta pertenece cada email.

En las etiquetas de empresas, personal, blog y amigos es evidente lo que va. La de Internet es una especie de cajón de sastre donde se incluyen todos los emails de comunicaciones relacionadas con Internet:

  • Foros en los que estoy suscrito
  • Redes sociales
  • Compras y ventas por Internet
  • Ventas por Internet

1.4- Creación de filtros

La creación de filtros es otra cosa imprescindible que hay que realizar para una correcta gestión del correo. Los filtros los divido en dos categorías:

  • Filtros que etiquetan el email
  • Filtros que etiquetan el email y además lo mueven de la bandeja de entrada a otra carpeta dejándolo como no leído o incluso como leído si lo crees conveniente

Al recibir emails que no tienen que ver nada uno con otro, si tienes filtros creados puedes tener categorizados por colores muchos de los emails que te lleguen. Se te clasificaran automáticamente y de un simple vistazo podrás ver a que tema corresponde cada uno.

Además, los filtros que no sólo etiquetan sino que también mueven el contenido a una carpeta determinada en caso de que lo configures así, permitiéndote que la bandeja de entrada no se sature. El objetivo es que al inbox sólo lleguen los emails que deban ser respondidos o leídos lo antes posible y que otros emails sin tanta importancia se queden en otras carpetas esperando a que llegue el momento adecuado para revisarlos.

Este paso requiere su tiempo y de hecho es algo en constante evolución. La creación o modificación de filtros es una acción que hago al menos una vez al mes. Puedes empezar creando los filtros más evidentes que veas y luego poco a poco ir viendo si necesitas crear alguno más o que incluso uno de los creados haya que modificarlo. No corras con este tema, con los filtros no podrás decir nunca que los tienes terminados al 100% ya que siempre deben evolucionar porque no siempre vas a recibir las mismas comunicaciones.

1.5- Respuestas prediseñadas

En una de las empresas en las que trabajo y en uno de los blogs que escribo suelo tener que responder emails que se repiten de forma constante. Gracias a las Respuestas Prediseñadas de Gmail sólo tengo que presionar dos clics y ya tengo un email perfectamente redactado y formateado listo para ser enviado sin haber escrito otra vez lo mismo.

No sé quien inventó esta característica, pero le estaré agradecido de forma eterna. Si ves que algunas de tus respuestas se repiten de vez en cuando, activa las Respuestas Prediseñadas.

1.6- Ser usuario de Boomerang for Gmail

Boomerang for Gmail es un servicio de pago (menos de 3€ al mes) tremendamente útil que te permite hacer dos cosas:

  • Programar el día y la hora a la que quieres que se envíe un email que hayas escrito. Por ejemplo, estás procesando correos a una hora determinada y ese correo que estás escribiendo no es conveniente que llegue en ese momento por los motivos que sean (mala imagen, poco impacto, mejor a otra hora por temas laborales, etc). Pues lo programas para cuando lo consideres oportuno y así se enviará.
  • Programar el día y la hora a la que quieres que un correo vuelva a aparecer en tu bandeja de entrada. Imagínate que te llega un email a la bandeja de entrada de un tema que tienes programado tratar dentro de dos días o para la semana próxima. Pues en lugar de dejarlo en la bandeja de entrada molestando, utilizas Boomerang y le dices al servicio que quieres que ese email reaparezca en tu bandeja dentro de dos días, de una semana o cuando sea. No se trata de quitar de tu vista un determinado email para ganar tiempo, se trata de procesar ese email cuando a ti te venga bien y de acuerdo a tu planificación, no cuando te haya llegado. No debes caer en el error de utilizar Boomerang para escurrir el bulto y procrastinar.

2. CÓMO GESTIONAR EL CORREO

Una vez que tienes tu estructura realizada, llega el momento de trabajar sobre ella. Si has hecho todos los pasos comentados anteriormente, gestionar el correo eficientemente será algo sencillo. Para ello, eso sí, debes tener claro que no puedes estar procesando correos durante todo el día. Supongo que el trabajo de la mayoría de nosotros no es contestar correos de forma inmediata o contestar correos de forma permanente durante todo el día o incluso ponerte un jueves a las 11 de la noche a vaciar tu bandeja de entrada. Al email hay que darle la importancia que tiene, pero no la prioritaria.

2.1 Momentos en los que gestiono el correo electrónico

Nota: Aquí expondré mi forma de trabajar personal. Puede que a ti te convenga otro tipo de horario muy diferente.

A primera hora cuando me pongo a trabajar. Puedo tener emails de la tarde-noche del día anterior que sean necesarios procesar para mi trabajo de ese día y me gusta hacer un repaso previo que no me lleve más de cinco minutos.

Tres veces más antes de la hora de la comida. Suelo tratar de mirarlo tres veces a lo largo de la mañana. Me gustaría hacerlo menos, pero recibo muchas comunicaciones de compañeros de trabajo y de clientes que habitualmente requieren celeridad en la respuesta. Es cierto que recibo muchos emails porque prefiero recibir emails que llamadas telefónicas, algo que creo que destroza la productividad ya que la llamada hay que atenderla de forma inmediata y un email te da mayor capacidad de respuesta.

Tres veces más por la tarde, incluyendo un último repaso antes de terminar la jornada. En mi caso no tengo horario laboral fijo, pero siempre que termino de trabajar ya sea a las 4 de la tarde o las 12 de la noche, hago un pequeño repaso al correo para dejarlo lo más limpio posible archivando, eliminando o programando la vuelta de emails a la bandeja de entrada para el momento adecuado. Debido al cansancio no suelo contestar nada en ese momento a no ser que para ello valga con una frase, pero la revisión para archivar o eliminar se hace de manera sencilla y ayuda mucho a tu siguiente día.

2.2 Cómo lo gestiono

Cuando me pongo con el correo a primera hora de la mañana o de la tarde, el panorama suele ser que en la bandeja de entrada hay unos 10-15 emails a lo sumo y todos o casi todos ya están etiquetados por colores de forma automática gracias a los filtros. En caso de que no sea así, etiqueto manualmente antes de ponerme a procesar correos para que toda mi bandeja de entrada esté clasificada y sea visualmente fácil de procesar. De un simple vistazo y gracias a los colores puedes ver a lo que te vas a “enfrentar” estableciendo un orden y prioridad en el procesamiento de esos emails.

Una vez que todos los emails están etiquetados, lo que hago es procesarlos de uno en uno por temas y de mayor a menor importancia. Cuando acabo, digamos con la Empresa 1, me pongo con la Empresa 2 y así sucesivamente. Puede que de la Empresa 1 se haya quedado un email pendiente sin contestar porque no pueda hacerlo en ese momento o por cualquier otro motivo, pero es muy diferente terminar de procesar el correo con 3-5 emails pendientes que con más de 300 a la vista.

Llegado el momento de que la bandeja de entrada está procesada y vacía o con apenas 2-3 emails que deban seguir ahí por los motivos que sean, paso a procesar otras dos carpetas donde puede que haya mensajes sin leer de la Empresa 2 (sólo clientes) o Empresa 3 (emails que casi nunca requieren una acción inmediata). Esas carpetas no las reviso siempre que miro el correo, sino en tres momentos a lo largo del día y si tengo suficiente tiempo para ello. Como expliqué anteriormente, hay emails que no requieren una respuesta o lectura inmediata y que pueden esperar horas e incluso días.

2.3 Qué reglas aplico

Los momentos de procesamiento importante del correo para mi son a primera hora de la mañana o primera hora de la tarde. Ahí me detengo más. Pero en otros momentos en que lo miro no suelo estar mucho tiempo delante de los emails. Respondo, elimino o archivo si lo puedo hacer en pocos segundos o un minuto a lo máximo. En caso de encontrarme con un email que requiera una respuesta o acciones farragosas, lo dejo en espera para el siguiente momento de correo en el que vaya a tener más tiempo para ello.

También quiero incidir en la forma de responder. Trata de ser claro, preciso y breve, no te van a dar un premio por enviar emails larguísimos si no es necesario. Escribe lo que tengas que escribir, pero trata de que te lleve poco tiempo redactando de forma clara y sencilla. Puede que algo de formato a tu email (negritas, listas) venga bien para que el interlocutor entienda a la primera lo que quieres decir y que así evites una posible respuesta en la que te digan que hay algo que no le ha quedado del todo claro.

2.4 Archiva y elimina

Este capítulo es vital. Si no archivas y no eliminas saturaras tu correo. Sí, hay muchos emails que merecen ser guardados por los motivos que sean, pero hay otros muchos que no volverás a ver en tu vida porque no es necesario.

Siempre que procese un correo:

  • Si requiere una respuesta por mi parte, cuando lo respondo lo archivo o elimino dando prioridad a la eliminación si es factible hacerlo en cada caso concreto.
  • Si no hay necesidad de responderlo, igualmente archivo o elimino de forma rápida. Archivarlo muchas veces es sencillo ya que por regla general ese email ya está etiquetado e irá a su carpeta correspondiente.

2.5 No tengas piedad, borra suscripción o marca com spam

Es imposible encontrar una cuenta de correo a la que no lleguen boletines y publicidad, ya sea solicitada o no. Lo que hago es dejar sólo los boletines que realmente quiero recibir. En cuanto me llega algo que no quiero volver a ver y que sólo implica pérdida de tiempo, elimino mi suscripción de ese servicio (generalmente al final del email-boletín dan una opción para ello) o en caso de no estar disponible esa opción marco como spam sin remordimientos.

Los boletines y publicidad que sobreviven a esta criba por mi parte nunca van a la bandeja de entrada. Entran en otra carpeta para ser revisados en el momento oportuno para ello.

2.6 Los emails que no son emails, sino tareas

Muchos de los emails que recibamos en nuestra bandeja de entrada puede que impliquen tareas para nosotros. Incluso puede que en nuestra bandeja de entrada haya un email de nosotros mismos para que nos apuntemos una tarea. Aquí se esconde una de claves para que la bandeja de entrada no se sature, en los emails que son tareas para nosotros y que vamos acumulando en el inbox a modo de recordatorio o tarea pendiente. Error.

Mi forma de actuar en esto es sencilla. Si recibo un email que es una tarea para mí, la capturo de forma inmediata en Remember The Milk o Evernote (en otro futuro post explicaré como utilizo estas aplicaciones) y borro/archivo ese email o respondo y lo borro/archivo. Ya está. Las tareas son para tenerlas en la lista de tareas, no en la bandeja de entrada.

3. EL CORREO EN MOVILIDAD

Esto casi es un tema aparte. Tengo por costumbre trabajar poco con el email en movilidad. Generalmente sólo contesto los emails de compañeros cercanos de trabajo y amigos que puedan ser contestados rápidamente y que además requieran esa contestación. El resto de emails de clientes, colaboradores no tan cercanos, comunicaciones de Internet y similares los proceso cuando estoy delante del Mac por las razones siguientes:

  • Se tarda más en escribir en un terminal móvil que en un teclado.
  • Las aplicaciones nativas o web de gestión de email móvil son mucho más incompletas que las versiones de escritorio. Es más farragoso adjuntar archivos y otras características como Respuestas Prediseñadas o utilizar Boomerang no están conseguidas (aún) para el mundo móvil.
  • Y además, si no estoy delante del ordenador es que estoy haciendo otras cosas y al correo ya le llegará su momento.

Por tanto lo que hago en movilidad es leer los emails (no en cuanto llegan, sino en momentos determinados) y decidir:

  • Si lo puedo contestar rápido y si es necesario hacerlo, lo hago y elimino o archivo.
  • Si no lo tengo que contestar archivo o elimino.
  • Si implica una tarea la capturo y archivo o elimino.
  • Si lo tengo que contestar más adelante lo dejo tal y como está o le pongo la etiqueta correspondiente en caso de que no haya actuado previamente ningún filtro sobre ese email.

Además, como tengo filtros que hacen que algunos emails no me lleguen a la bandeja de entrada y como he sido escrupuloso con los boletines y publicidad, entran menos emails en el inbox de los que deberían entrar y eso me permite no estar recibiendo constantes avisos de nuevos correos en iPhone.

4. FIN

Espero que este post sea de utilidad a muchos. Lo he escrito porque a mi realmente me ha servido aplicar todas estas reglas, trucos y hábitos; mi bandeja de entrada está despejada desde hace muchos años y os animo a vosotros a hacer lo mismo. Por favor, utilizad los comentarios para cualquier duda, sugerencia o comentario de algunas de vuestras claves para la gestión del correo.

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  • http://about.me/fotomaf Mauro – Fotomaf

    pregunta inocente… qué ventaja tiene eliminar las cosas del inbox?
    Es decir, si aparecen como leídas no debería valer?
    o hay alguna razón de rendimiento para “archivar”

  • http://www.makoworks.com Elio

    Un ejemplo: tienes varios asuntos pendientes y te vas a poner a procesarlos. Esos asuntos los tienes en carpetas encima de tu mesa de trabajo. ¿Qué prefieres, que haya cincuenta centímetros de carpetas apiladas entre las que tengas que moverte para hacer tus tareas o que sólo haya tres-cuatro carpetas que sean con las que tienes que trabajar?

    Yo lo tengo claro. Me gusta enfrentarme a las tareas que debo hacer, que no haya delante un montón de cosas que me distraigan/incomoden.

    Si ya has procesado ese email, ¿para qué mantenerlo a la vista cuando es muy sencillo tenerlo delante de nuevo -si es necesario por algún motivo- con una simple búsqueda?

  • http://twitter.com/osscar OSScar – @OSScar

    Trabajamos de una manera muy parecida.
    Repecto al comentario de Mauro; yo soy de los que no puede ver emails “apilados” en el inbox, si la tarea o email esta gestionado, se va directamente a archivar con su etiqueta correspondiente. Para asuntos que tengo que atender, pero no es posible hacerlo en ese momento, las derivo a @pendientes.

    Soy un maniatico del orden en el correo electronico, despues solo tengo que acceder a la etiqueta correspondiente dependiendo la urgencia. Esta es otra… Los colores de las etiquetas las utilizo como balizas de prioridades.

    Un gran articulo Elio. Gracias

  • http://www.joseasegura.es Jose A. Segura

    Da la casualidad de que yo trabajo exactamente igual que tu Elio, y como dices, ha sido a base de ir probando soluciones.

    Aunque tengo que reestructurar las etiquetas, por lo leído en tu post y porque ya tenía pensado hacerlo. Gracias al post ahora ya lo tengo claro, lo tengo que hacer sí o sí.

    En cuanto a la hora de archivar/eliminar emails, yo tengo activado el poder modificar los atajos de teclado de Gmail (soy un fan de los atajos de teclado en TODO lo que toco) en el Labs y cuando tengo un email seleccionado, con pulsar la A, lo archivo y con pulsar la D (de delete), lo elimino.

    No se si también los usáis o no, pero es una forma que aún ayuda a mejorar la productividad del correo y encima, no hace falta que cambies las manos de posición (una en el ratón y otra en el teclado. Os lo recomiendo encarecidamente.

  • http://www.makoworks.com Elio

    José Antonio,

    Lo tengo exactamente igual lo de atajos de teclado, ¡es fundamental para ir más rápido!

  • Luis Mark

    Excelente información, gracias x compartir, es la primera vez que leo tu blog y me fascino.
    Mil gracias.