Adiós a las notificaciones del email y de Whatsapp

La mejor forma de recuperar algo de concentración en tu vida.

Hace unos días desactivé las notificaciones del correo electrónico en el iPhone, iPad y Mac. Es decir, ahora mismo no recibo notificaciones de ningún sitio cuando alguien me envía un correo, por lo que si quiero saber si ha llegado alguna comunicación nueva tengo que entrar a la aplicación.

Independientemente de que dar este paso supone un incremento en la felicidad de cualquier humano, era reacio a desactivar las notificaciones del correo ya que parte de mi trabajo consiste en contestar ciertos emails de clientes lo antes posible.

Pero siendo escrupuloso con la gestión del correo electrónico y cumpliendo las horas estipuladas para entrar a revisar y procesar emails, los clientes siguen bien atendidos, mi correo bien controlado, mi productividad ascendiendo y mi tranquilidad a niveles desconocidos.

Te recomiendo que pruebes esta opción al menos durante unos días, te sorprenderán los resultados.

Lo mismo para WhatsApp

Con Whatsapp he realizado algo similar. Sería raro que no participes en varios grupos en Whatsapp, por lo que debes saber lo que es y lo que supone recibir cientos de notificaciones diariamente cuando tus amigos o familiares se ponen a escribir mensajes.

Lo que he hecho con estos grupos es silenciarlos y entrar a revisarlos dos o tres veces al día en momentos muertos. Si es vital contestar a algo, que va a ser que no, ya me llamarán.

GoodTask: un gestor de tareas más que recomendado

Después de más de cuatro años usando Remember The Milk como gestor de tareas he cambiado de aplicación simplemente por una cuestión de cansancio.

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Después de más de cuatro años usando Remember The Milk como gestor de tareas he cambiado de aplicación simplemente por una cuestión de cansancio. Continuar leyendo “GoodTask: un gestor de tareas más que recomendado”

Cómo utilizo una gran herramienta como es Pinboard

¿Guardas parte de la información que encuentras y buscas diariamente en Internet? Si la respuesta es sí entonces puede que te interesa empezar a usar Pinboard.

Casi todos necesitamos buscar información que necesitemos en un futuro: documentación para un proyecto laboral, referencias sobre posibles destinos de vacaciones, datos que aportar a un trabajo de la universidad, tutoriales de cualquier tipo…

Buscar información y necesitarla más adelante es algo bastante habitual en el comportamiento de cualquier persona.

En mi caso suelo buscar información a diario que necesitaré horas, meses o años después, por lo que hace unas semanas decidí replantear como archivaba y clasificaba esa información.

A día de hoy todo lo que busco y que me puede ser de utilidad lo encuentro principalmente desde tres sitios diferentes:

  • Twitter
  • Safari/Chrome
  • Feeds RSS

Pero la forma de capturar, leer y archivar lo que encontraba era un poco caótica hasta hace un par de meses:

  • Si sólo quería leerlo, lo enviaba a Pocket
  • Si sólo quería tenerlo para el futuro, lo guardaba a Evernote
  • Si quería tenerlo para el futuro, a Evernote pero pasando también por Pocket para leerlo previamente
  • Por supuesto, estaba obligado a utilizar los tres servicios siempre (navegador, Twitter, RSS)

Cuando llegaba el momento de buscar esa información no sabía bien por donde empezar: podía estar en Evernote o en Pocket o marcado con estrella en Feedly, con el agravante de que muchas veces Evernote o Pocket son servicios algo pesados si haces una búsqueda que pueda tener muchas coincidencias.

Pinboard

Llevaba un tiempo pensando en cambiar este método y me centré en probar Pinboard y ver cómo podía encajar mejor en mi día a día. Pronto descubrí que Pinboard, un servicio que sirve para almacenar enlaces y nada más, era mi tabla de salvación en la organización de toda esa información.

Cambié todo el sistema y desde ese momento diferencié mucho qué hacer con cada enlace que quisiera guardar:

  • Si sólo es para leerlo, a Instapaper
  • Si es para leerlo, archivarlo y poder trabajar con él en el futuro, a Pinboard

A través de las extensiones oficiales de Pinboard para Chrome o Safari, del canal correspondiente en IFTTT y de las opciones configurables de Tweetbot, en cinco minutos dejé montado el nuevo sistema que me permite:

  • Archivar en Pinboard o Instapaper con un solo click desde Tweetbot o Chrome
  • Que aparezcan automáticamente en Pinboard artículos desde determinados feeds RSS que he configurado mediante IFTTT

Eso me permite una gran organización de toda la información y saber que cuando voy a trabajar en algún proyecto, artículo o idea, toda la información que busqué en su momento para ese proyecto, artículo o idea está en Pinboard.

¿Qué es Pinboard?

Pinboard es un servicio creado por una sola persona, Maciej Cegłowski, que permite por un solo cargo de 10$ almacenar todos los enlaces que quieras. Al estilo de lo que en su momento fue Delicious pero de pago y con una velocidad endiablada sin estar centrado especialmente en el aspecto social.

Sus principales características son:

  • Rapidez
  • Fiabilidad
  • Posibilidad de clasificar los enlaces por etiquetas
  • Posibilidad de dar una descripción a cada enlace
  • Posibilidad de guardar los enlaces como públicos o privados
  • Posibilidad de diferenciar esos enlaces entre leídos o no leídos

Existe la opción de pagar 25$ anuales para que todos los enlaces que guardes se queden descargados de forma completa y puedas ver el enlace siempre esté la fuente original online o no.

Pinboard en iOS

En mi caso es necesario, aunque no imprescindible, poder acceder a los enlaces almacenados en Pinboard en movilidad a través de iOS y tras mucho indagar vi que la mejor aplicación para ello es Pushpin, una app universal que cuesta 10$ en la App Store.

No es una aplicación barata pero está permanentemente actualizada, bien diseñada y siempre responde.

Resumen

En resumen, Pinboard es un servicio muy útil que puede ayudarte a tener localizado en un mismo lugar una cantidad ingente de información evitando la pérdida de trabajo previo o que esa información esté desperdigada por varios sitios

La biblioteca documental de tu empresa: ¿Dropbox, Drive, Evernote?

Tener organizados los archivos digitales de una empresa es algo tan vital como tener organizados los documentos físicos. ¿Dejarías que escrituras, facturas o contratos estuvieran desperdigados por tu empresa? Pues lo mismo pasa con la documentación digital.

Con la popularización de la nube, muchas empresas han ido pasándose a nuevos sistemas de almacenamiento diferentes a lo que era habitual ver hace una década en una empresa media que tuviera 10 empleados o más:

  • Un servidor central en alguna parte de la oficina
  • CDs vírgenes, pen drives de 16MB o Zips de 100MB
  • Desperdigados en el escritorio de los ordenadores de cada empleado

La llegada de Dropbox fue vital para este cambio, y la posterior popularización en mayor o menor medida de otros servicios como Drive (Google Docs), Box, OneDrive o Evernote Business no han hecho sino acrecentar el número de compañías que han ido adoptando soluciones nuevas para el almacenaje de sus archivos.
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Utiliza el software de tu ordenador con mayor responsabilidad

Estos días estoy estrenando ordenador y me he propuesto instalar sólo el software estrictamente necesario por varios motivos.

El principal es por temas de rendimiento. Un ordenador con decenas de programas que tal vez sólo utilices en un par de ocasiones funciona peor, se va ralentizando con el tiempo y envejece más rápido por la cantidad de porquería y registros que se van acumulando en el sistema operativo. Haz una lista del software que realmente utilices y cíñete a ella.

Otro motivo es la sencillez. ¿Para qué tantos programas que hacen lo mismo? ¿Por qué has de comprar o piratear Word y Excel si con Drive puedes hacer todo lo que necesites? Incluso si tienes un Mac puedes conseguir gratis o a un módico precio iWork, una suite de programas que te bastará para hacer lo que Drive no puede.

Por ultimo, quiero dar mayor protagonismo a mis dispositivos móviles. El iPhone y el iPad son gadgets que tienen millones de personas y que son capaces de hacer auténticas maravillas con las aplicaciones adecuadas. Si tienes uno de estos dispositivos piensa todo lo que puedes hacer con él y aprovéchalo, pasarás menos tiempo sentado en la mesa del despacho y requerirás un ordenador más sencillo para sacar tus tareas adelante.