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GoodTask: un gestor de tareas más que recomendado

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Después de más de cuatro años usando Remember The Milk como gestor de tareas he cambiado de aplicación simplemente por una cuestión de cansancio.

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Cómo utilizo una gran herramienta como es Pinboard

Casi todos necesitamos buscar información que necesitemos en un futuro: documentación para un proyecto laboral, referencias sobre posibles destinos de vacaciones, datos que aportar a un trabajo de la universidad, tutoriales de cualquier tipo…

Buscar información y necesitarla más adelante es algo bastante habitual en el comportamiento de cualquier persona.

En mi caso suelo buscar información a diario que necesitaré horas, meses o años después, por lo que hace unas semanas decidí replantear como archivaba y clasificaba esa información.

A día de hoy todo lo que busco y que me puede ser de utilidad lo encuentro principalmente desde tres sitios diferentes:

  • Twitter
  • Safari/Chrome
  • Feeds RSS

Pero la forma de capturar, leer y archivar lo que encontraba era un poco caótica hasta hace un par de meses:

  • Si sólo quería leerlo, lo enviaba a Pocket
  • Si sólo quería tenerlo para el futuro, lo guardaba a Evernote
  • Si quería tenerlo para el futuro, a Evernote pero pasando también por Pocket para leerlo previamente
  • Por supuesto, estaba obligado a utilizar los tres servicios siempre (navegador, Twitter, RSS)

Cuando llegaba el momento de buscar esa información no sabía bien por donde empezar: podía estar en Evernote o en Pocket o marcado con estrella en Feedly, con el agravante de que muchas veces Evernote o Pocket son servicios algo pesados si haces una búsqueda que pueda tener muchas coincidencias.

Pinboard

Llevaba un tiempo pensando en cambiar este método y me centré en probar Pinboard y ver cómo podía encajar mejor en mi día a día. Pronto descubrí que Pinboard, un servicio que sirve para almacenar enlaces y nada más, era mi tabla de salvación en la organización de toda esa información.

Cambié todo el sistema y desde ese momento diferencié mucho qué hacer con cada enlace que quisiera guardar:

  • Si sólo es para leerlo, a Instapaper
  • Si es para leerlo, archivarlo y poder trabajar con él en el futuro, a Pinboard

A través de las extensiones oficiales de Pinboard para Chrome o Safari, del canal correspondiente en IFTTT y de las opciones configurables de Tweetbot, en cinco minutos dejé montado el nuevo sistema que me permite:

  • Archivar en Pinboard o Instapaper con un solo click desde Tweetbot o Chrome
  • Que aparezcan automáticamente en Pinboard artículos desde determinados feeds RSS que he configurado mediante IFTTT

Eso me permite una gran organización de toda la información y saber que cuando voy a trabajar en algún proyecto, artículo o idea, toda la información que busqué en su momento para ese proyecto, artículo o idea está en Pinboard.

¿Qué es Pinboard?

Pinboard es un servicio creado por una sola persona, Maciej Cegłowski, que permite por un solo cargo de 10$ almacenar todos los enlaces que quieras. Al estilo de lo que en su momento fue Delicious pero de pago y con una velocidad endiablada sin estar centrado especialmente en el aspecto social.

Sus principales características son:

  • Rapidez
  • Fiabilidad
  • Posibilidad de clasificar los enlaces por etiquetas
  • Posibilidad de dar una descripción a cada enlace
  • Posibilidad de guardar los enlaces como públicos o privados
  • Posibilidad de diferenciar esos enlaces entre leídos o no leídos

Existe la opción de pagar 25$ anuales para que todos los enlaces que guardes se queden descargados de forma completa y puedas ver el enlace siempre esté la fuente original online o no.

Pinboard en iOS

En mi caso es necesario, aunque no imprescindible, poder acceder a los enlaces almacenados en Pinboard en movilidad a través de iOS y tras mucho indagar vi que la mejor aplicación para ello es Pushpin, una app universal que cuesta 10$ en la App Store.

No es una aplicación barata pero está permanentemente actualizada, bien diseñada y siempre responde.

Resumen

En resumen, Pinboard es un servicio muy útil que puede ayudarte a tener localizado en un mismo lugar una cantidad ingente de información evitando la pérdida de trabajo previo o que esa información esté desperdigada por varios sitios

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La biblioteca documental de tu empresa: ¿Dropbox, Drive, Evernote?

Con la popularización de la nube, muchas empresas han ido pasándose a nuevos sistemas de almacenamiento diferentes a lo que era habitual ver hace una década en una empresa media que tuviera 10 empleados o más:

  • Un servidor central en alguna parte de la oficina
  • CDs vírgenes, pen drives de 16MB o Zips de 100MB
  • Desperdigados en el escritorio de los ordenadores de cada empleado

La llegada de Dropbox fue vital para este cambio, y la posterior popularización en mayor o menor medida de otros servicios como Drive (Google Docs), Box, OneDrive o Evernote Business no han hecho sino acrecentar el número de compañías que han ido adoptando soluciones nuevas para el almacenaje de sus archivos.

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Utiliza el software de tu ordenador con mayor responsabilidad

Estos días estoy estrenando ordenador y me he propuesto instalar sólo el software estrictamente necesario por varios motivos.

El principal es por temas de rendimiento. Un ordenador con decenas de programas que tal vez sólo utilices en un par de ocasiones funciona peor, se va ralentizando con el tiempo y envejece más rápido por la cantidad de porquería y registros que se van acumulando en el sistema operativo. Haz una lista del software que realmente utilices y cíñete a ella.

Otro motivo es la sencillez. ¿Para qué tantos programas que hacen lo mismo? ¿Por qué has de comprar o piratear Word y Excel si con Drive puedes hacer todo lo que necesites? Incluso si tienes un Mac puedes conseguir gratis o a un módico precio iWork, una suite de programas que te bastará para hacer lo que Drive no puede.

Por ultimo, quiero dar mayor protagonismo a mis dispositivos móviles. El iPhone y el iPad son gadgets que tienen millones de personas y que son capaces de hacer auténticas maravillas con las aplicaciones adecuadas. Si tienes uno de estos dispositivos piensa todo lo que puedes hacer con él y aprovéchalo, pasarás menos tiempo sentado en la mesa del despacho y requerirás un ordenador más sencillo para sacar tus tareas adelante.

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Drafts para iOS, un imprescindible

Drafts

Hace unos meses que compré la app, pero no fue hasta que reflexioné sobre sus posibilidades cuando comencé a usarla con asiduidad.

¿Qué es Drafts y para qué sirve?

Drafts es una aplicación para escribir texto de forma rápida que permite enviar ese texto escrito a cualquier otra aplicación.

Por ejemplo, imagina que necesitas escribir una nota en tu cuenta de Evernote lo más rápido posible. Tienes que abrir Evernote, esperar a que cargue la app (es rápida pero no deja de ser una app con muchas opciones), darle al botón + y comenzar a escribir. El proceso no es largo, pero en Drafts necesitarías menos tiempo y sólo un clic. Inmediatamente después de terminar mandas la nota a tu cuenta de Evernote en menos de un segundo. Allí estará almacenada esperando.

¿Para qué utilizo yo Drafts?

Generalmente para tareas repetitivas que he dejado predefinidas en las opciones de la app.

  • Guardar notas nuevas en Evernote.
  • Guardar notas nuevas en una libreta determinada de Evernote.
  • Guardar notas predefinidas en Evernote.
  • Anotar una cita en el calendario a la velocidad de la luz (por ejemplo escribiendo “Reunión con Pepe el lunes a las 10 en la oficina de T2o”
  • Escribir un tuit en cualquiera de mis cuentas de Twitter.
  • Enviar un texto a Buffer.
  • Enviar emails repetitivos con una plantilla predefinida a un usuario predefinido (esto es brutal).
  • Enviar texto a la aplicación de Mensajes.
  • Enviar un mensaje a un receptor predefinido (ideal para casos en los que escribas muchos mensajes a una o varias personas de forma habitual).

¿Y por qué haces todo eso en Drafts si no hace falta?

Sencillamente porque es más rápido en todos los casos. Los 9 ejemplos anteriores son situaciones en los que utilizando Drafts terminas antes que utilizando las aplicaciones originales.

¿Qué otras cosas se pueden hacer con Drafts?

Las posibilidades son infinitas. Aparte de lo comentado puedes enviar texto a Dropbox, publicar en Facebook, redactar formateando el texto en Markdown, anotar notas en la aplicación Recordatorios, enviar notas a Things, Tweetbot, Omnifocus o Notesy… Entrad en la web del creador para comprobar todo lo que Drafts ofrece.

En definitiva, dadle una oportunidad a Drafts no sin antes pensar para todo lo que os puede servir. Cada usuario es diferente, pero las opciones son tantas que es una aplicación tremendamente útil para la mayoría.