Una vuelta de tuerca a los filtros en el correo

La creación de filtros de correo electrónico es algo imprescindible si se desea tener una bandeja de entrada despejada a la que únicamente llegue el correo que tiene que llegar.

Hace años creé decenas de filtros que me repartían el correo a diversas carpetas de forma automática, pero llegó un momento en que el que tenía correos sin leer en la bandeja de entrada y en otras cuatro o cinco carpetas, y eso es algo que me ponía nervioso.

Para solucionarlo opté por borrar todos los filtros y empezar de cero, creando un sistema por el cual actualmente sólo me llegan emails a la bandeja de entrada y a otra carpeta secundaria de trabajo que reviso una vez al día. Me borré de todas las newsletters posibles, desactivé notificaciones de redes sociales y seguí siendo implacable con la publicidad no deseada marcándola como spam de forma inmediata.

Además, oculté en la barra lateral de Gmail esa carpeta secundaria para no verla al entrar al correo y así evitar la tentación de pinchar para ver la carpeta cuando ésta marcara que había nuevo correo.

De hecho en la barra lateral de Gmail sólo veo dos carpetas por defecto:

  • Entrada
  • Enviados

La carpeta Spam, necesaria en ciertas ocasiones

Dado que trabajo con 10 cuentas de correo, debo revisar la carpeta Spam de forma diaria porque los sistemas automáticos de detección a veces fallan y se exceden, evitando que emails importantes entren a la bandeja de entrada. Por eso tengo activado una opción que el otro día la cuenta de Twitter de Gmail recordó: el de marcar la opción de mostrar en la barra lateral izquierda la carpeta Spam solo si tiene algún correo sin leer.

Activa las opciones de Gmail para mostrar la carpeta de spam solo si tiene correo nuevo.

Trabajando en “modo avión”

“Si en nuestros trabajos dependemos tanto de nuestra agilidad mental, de nuestra creatividad, ideas, lucidez y visión, ¿por qué nos empeñamos constantemente en dinamitar todo eso? Aunque lo decimos de boquilla creo que no somos conscientes de todo lo que nos quitamos a nosotros mismos con nuestras distracciones. Sólo nos quejamos de sus consecuencias”.

Berto Pena nos recuerda en su último post que estar permanentemente distraido por notificaciones de todo tipo es una rémora para nuestra productividad. Hace unos días escribí sobre ello: desde que recibo menos notificaciones trabajo mejor y vivo más relajado.

Guía para utilizar y organizarte con Evernote en 5 minutos

Evernote es esa aplicación que te ha llamado la atención durante años pero no sabes muy bien cómo sacarle partido debido a sus diversas posibilidades y configuraciones.

Trataré de solucionar ese temor a usar Evernote explicando de forma clara y sencilla la mejor forma de hacerlo. Continuar leyendo “Guía para utilizar y organizarte con Evernote en 5 minutos”

Adiós a las notificaciones del email y de Whatsapp

Hace unos días desactivé las notificaciones del correo electrónico en el iPhone, iPad y Mac. Es decir, ahora mismo no recibo notificaciones de ningún sitio cuando alguien me envía un correo, por lo que si quiero saber si ha llegado alguna comunicación nueva tengo que entrar a la aplicación.

Independientemente de que dar este paso supone un incremento en la felicidad de cualquier humano, era reacio a desactivar las notificaciones del correo ya que parte de mi trabajo consiste en contestar ciertos emails de clientes lo antes posible.

Pero siendo escrupuloso con la gestión del correo electrónico y cumpliendo las horas estipuladas para entrar a revisar y procesar emails, los clientes siguen bien atendidos, mi correo bien controlado, mi productividad ascendiendo y mi tranquilidad a niveles desconocidos.

Te recomiendo que pruebes esta opción al menos durante unos días, te sorprenderán los resultados.

Lo mismo para WhatsApp

Con Whatsapp he realizado algo similar. Sería raro que no participes en varios grupos en Whatsapp, por lo que debes saber lo que es y lo que supone recibir cientos de notificaciones diariamente cuando tus amigos o familiares se ponen a escribir mensajes.

Lo que he hecho con estos grupos es silenciarlos y entrar a revisarlos dos o tres veces al día en momentos muertos. Si es vital contestar a algo, que va a ser que no, ya me llamarán.