Todoist: cuando los proyectos no tienen fin

Hace no mucho tiempo, gracias al podcast Proyecta de Emilcar.fm, aprendí y fui consciente que los proyectos deben tener un principio y final. Aquello fue un poco revelador porque yo estoy acostumbrado a trabajar en proyectos infinitos, tareas repetitivas que se repiten una y otra vez con frecuencia semanal, mensual y anual, pero lo de que un proyecto tenga que tener un principio y final me sirvió para replantear ciertos planteamientos laborales.

El caso es que los que usamos Todoist para nuestra gestión de tareas personales o de equipo, estamos acostumbrados a englobar tareas dentro de proyectos, pero cuando esas tareas son repetitivas de forma constante el proyecto en el que se engloba no tiene mucho sentido por sí mismo. Proyectos llamados Administración, Ventas o RRHH no son proyectos, son áreas de trabajo, por lo que he replanteado la forma en la que organizar todas esas tareas repetitivas en cuatro proyectos infinitos:

  • Semanal
  • Mensual
  • Trimestral
  • Anual
  • Inbox (cajón de sastre)

Y los proyectos genéricos comentados antes (Administración, Ventas y RRHH) los he convertido en etiquetas, lo que permite ver todas las tareas de cada una de esas áreas de trabajo de todos los que formamos el equipo pinchando en la etiqueta correspondiente.

Este sistema, aparte de aclarar las cosas mucho más, hace que los proyectos que sí son proyectos —con principio y final— tengan mucho más sentido a todos los niveles: las tareas de esos proyectos específicos cobran más relevancia, las fechas también y el final es visualizado de manera más nítida, lo que empuja a completar las tareas del proyecto con mayor contexto de la situación en la que nos encontramos.

Si utilizas Todoist, prueba este sistema y cuéntame qué te parece.

Publicado por Elio

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