La importancia de controlar las tareas repetitivas

Hace unas semanas me di cuenta de que había cometido un error tonto e imperdonable en la gestión de mi contabilidad personal: no había entregado a tiempo al gestor una factura para que procediera a contabilizarla.

Olvidé hacerlo porque esa factura no es habitual en el tiempo; un sistema la emite automáticamente cuando procede y yo debo descargarla para poder tenerla en mis archivos. Al no tener una fecha fija de emisión lo que hacía antes era comprobar una vez al trimestre si había alguna factura en el sistema, pero en el último trimestre no lo hice.

¿Por qué? Porque como no lo tenía anotado, lo olvidé. Confié en que mi cerebro se encargaría de recordarme a su debido momento que debía entrar a una página web a descargar una factura y mi cerebro, como es lógico, me traicionó. Creía que por haber actuado así durante dos años y no haber tenido errores debía seguir sin anotar esa tarea.

Aprendiendo del error

Un fallo así, tan absurdo, me enfadó tanto que prometí no volver a cometerlo, por lo que me puse manos a la obra. Durante un par de días revisé todas mis tareas personales y profesionales buscando aquellas que se repetían en el tiempo ya fueran cada día, cada mes o cada año y las anoté en una lista.

A continuación las fui introduciendo en mi sistema de gestión de tareas especificando fechas para realizarlas y cada cuanto tiempo se repetían, no dejando ni una sola sin capturar.

Créeme que la sensación de tranquilidad que tengo desde entonces es grande, porque ya no pienso nunca en “me tengo que acordar de…” ya que todo lo repetitivo, por nimio que parezca, está anotado y tiene un seguimiento.

Anota

Lo cierto es que llevaba años usando tareas repetitivas, pero cometía una grave equivocación al no anotar todas las tareas; algunas se quedaban en el tintero por considerarlas tareas sencillas, muy ocasionales o poco importantes. Como has podido leer en los párrafos anteriores el resultado de esa forma de pensar resultó un error.

No sigo la filosofía GTD a rajatabla, pero creo que capturar y anotar todo lo que pase por tu cabeza y que requiera de tu acción posterior es fundamental; primero, para hacer realmente lo que tienes que hacer y, segundo, para estar tranquilo sin pensar si te acordaras o no de hacer algo.

Anota todo y así no olvidarás nada. Ya tendrás tiempo de procesarlo más adelante.

Publicado por Elio

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