Evernote es esa aplicación que te ha llamado la atención durante años pero no sabes muy bien cómo sacarle partido debido a sus diversas posibilidades y configuraciones.
Trataré de solucionar ese temor a usar Evernote explicando de forma clara y sencilla la mejor forma de hacerlo.
¿POR QUÉ USAR EVERNOTE?
“Evernote no es para mí, no lo necesito. No necesito tener al alcance tanta información y organización en mi vida”. Hay quien responde así cuando le hablas de Evernote. Probablemente esté en lo cierto y sus necesidades no sean tantas como para plantearse utilizar este software, pero es indudable que muchos necesitamos apuntar ciertas cosas que en un momento dado podemos necesitar más adelante:
- Cómo se enciende la calefacción de tu casa
- Un recado para tu compañero de trabajo
- Los kilómetros que tenía tu coche el 31 de diciembre
- Como se hacia un estiramiento determinado
- Las medidas de una mesa
- La reserva de hotel de las vacaciones
- Las tallas de ropa que utilizas dependiendo de la marca
- La lista de regalos que puedes hacer a tu pareja o familia
- Las próximas películas que quieres ver
- Una captura de pantalla de la configuración de tu FTP
- El pin del bluetooth del manos libres
- Una lista de compra de fin de semana
- El software que instalas en un ordenador nuevo
- Todos los datos referentes al seguro de tu hogar
- El dinero que adelantaste a un amigo para pagar un viaje
- Etcétera
La cantidad de items puede ser infinita, todo depende de lo que apuntes y guardes en tu día a día, pero es evidente que todos necesitamos apuntar cosas.
CLAVES PARA LA ORGANIZACIÓN EN EVERNOTE
Antes de entrar de lleno en este paso ten en cuenta las siguientes claves:
- Pocas etiquetas
- Pocas libretas
- Pocas pilas
Llevo usando Evernote más de cinco años y lo he utilizado de diferentes maneras, incluso durante un tiempo lo utilizamos intensivamente en la empresa, por eso quiero ayudarte a que lo utilices de la mejor manera posible.
CREACIÓN DE LA ESTRUCTURA EN EVERNOTE
Lo primero que tenemos que decidir es el número de pilas o stacks que necesitamos, que no son otra cosa que secciones. Tras muchos años usando Evernote he comprobado que lo más productivo es tener cuantas menos secciones mejor. Un ejemplo podría ser:
- Trabajo
- Personal
- Proyecto *
* Puedes añadir más pilas por cada proyecto personal o laboral en el que estés inmerso si lo ves conveniente.
A continuación deberías crear las libretas que van a ir en cada pila. Misma recomendación que en el punto anterior: menos es más para tu productividad y organización. La estructura de pilas y carpetas puede quedar más o menos así:
- Trabajo
- Administración
- Archivo
- Investigación
- Personal
- Familia / hogar
- Recetas
- Viajes
- Proyecto
- Administración
- Archivo
- Investigación
Por último faltaría por añadir dos libretas más que son fundamentales y que no van dentro de ninguno de las pilas de libretas que hemos creado:
- Entrada
- Archivo
En Entrada es donde vamos a crear todas las notas de forma rápida y ágil; más adelante cada nota que haya aquí la moveremos a su libreta correspondiente a no ser que veas conveniente mantenerla en Entrada por tener que trabajar a menudo con esa nota.
Archivo será la libreta que más notas tenga en todo nuestro Evernote; ha de ser el lugar donde más tarde o más temprano terminen la mayoría de notas, simplemente se quedarán ahí para ser localizables en el futuro.
ETIQUETAS EN EVERNOTE
Que uses etiquetas o no depende de ti. No es imprescindible para el correcto funcionamiento de la aplicación, pero te pueden ayudar cuando busques notas.
En mi caso utilizo etiquetas para etiquetar notas de facturas, viajes, restaurantes, seguros, impuestos, medidas, running, estadísticas, SEO, etc. Esas notas pueden estar en diversas libretas o todas en el mismo sitio (la libreta Archivo), de ahí que las etiquetas sí sean importantes si utlizas mucho la carpeta Archivo.
TRUCO. Imagínate que has necesitado crear una libreta dentro de alguna de tus secciones para unas vacaciones concretas, un pequeño proyecto temporal o un encargo. Si llegado el momento ya no crees que vayas a necesitar esa libreta en los próximos años, marca todas las notas de esa libreta con una etiqueta reconocible, mueve todas las notas a la libreta Archivo y borra la libreta que ya no necesitas.
En un momento habrás borrado una libreta innecesaria pero tendrás fácilmente localizable el contenido que una vez necesitaste.
BÚSQUEDAS EN EVERNOTE
Ten en cuenta que una de las herramientas más poderosas de Evernote es su buscador, por lo que cuando necesites encontrar una nota lo primero que harás es introducir texto en la caja de búsqueda y darle a intro. En la mayoría de casos ese simple gesto te hará encontrar lo que buscabas rápidamente a no ser que tengas decenas de miles de notas, por lo que la estructura siempre debe ser sencilla por sí alguna vez quieres buscar “manualmente” una nota.
ATAJOS EN EVERNOTE
Por último, crea atajos de Evernote en la barra lateral izquierda de la aplicación para Mac. Es en ese lugar en el que debes añadir:
- Las dos o tres notas que más utilices
- Las etiquetas que más utilices
- Las libretas que más utilices
De esa forma tendrás un fácil y rápido acceso a las notas que más habitualmente edites y por otro podrás encontrar en un momento las etiquetas y libretas que más consultes.
UTILIZANDO EVERNOTE
Una vez que hemos creado la estructura básica ya sólo te resta lo más fácil, ir añadiendo notas en la libreta oportuna. En mi caso personal casi todas las suelo crear en Entrada y desde ahí las desplazo a su lugar correspondiente cuando repaso lo que hay en Entrada un par de veces al día.
Debes saber que en las notas se pueden añadir muchas más cosas aparte de texto: capturas de pantalla, PDFs, fotografías, archivos de Excel, tablas, etc. Las posibilidades son enormes.
Y ya está. Con esta guía básica de Evernote deberías poder comenzar a utlizar la aplicación con éxito, algo que beneficiará a tu organización y tranquilidad.
