La biblioteca documental de tu empresa: ¿Dropbox, Drive, Evernote?

Tener organizados los archivos digitales de una empresa es algo tan vital como tener organizados los documentos físicos. ¿Dejarías que escrituras, facturas o contratos estuvieran desperdigados por tu empresa? Pues lo mismo pasa con la documentación digital.

Con la popularización de la nube, muchas empresas han ido pasándose a nuevos sistemas de almacenamiento diferentes a lo que era habitual ver hace una década en una empresa media que tuviera 10 empleados o más:

  • Un servidor central en alguna parte de la oficina
  • CDs vírgenes, pen drives de 16MB o Zips de 100MB
  • Desperdigados en el escritorio de los ordenadores de cada empleado

La llegada de Dropbox fue vital para este cambio, y la posterior popularización en mayor o menor medida de otros servicios como Drive (Google Docs), Box, OneDrive o Evernote Business no han hecho sino acrecentar el número de compañías que han ido adoptando soluciones nuevas para el almacenaje de sus archivos.
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Evernote Business, una solución a lo que muchos buscamos

Como auténtico devoto de Evernote, el pasado 24 de agosto seguí con interés las novedades que se presentaron en la Evernote Trunk Conference, las cuales fueron bastante interesantes y voy a tratar de desgranar en dos posts diferentes. Éste es el segundo, y trata de Evernote en la empresa.

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Evernote Business
Evernote anuncia su solución para pequeñas y medianas empresas. No estará disponible hasta diciembre, pero puede resultar muy interesante para cientos de miles de empresas.

Evernote lo utilizan casi 40 millones de personas en todo el mundo, y detrás de esta compañía hay poco más de 200 empleados. Al ir creciendo internamente, junto con las las peticiones desde medianas y pequeñas empresas de todo el mundo para incorporar nuevas funcionalidades en Evernote, surgió la necesidad de crear una nueva herramienta: Evernote Business.

Por el momento no existe una información exhaustiva de Evernote Business, pero sus principales características son las siguientes (aparte de todas las incluidas en Evernote y Evernote Premium):

  • Fácil acceso a Evernote Business por parte de todos los miembros de la compañía. A cualquier trabajador le bastará con ingresar la cuenta de correo de su compañía para convertir su cuenta personal de Evernote en Evernote Business.
  • Panel de administración para distribuir los accesos y tener controlada toda la información.
  • La propiedad de los datos guardados en cualquier libreta de Evernote Business corresponde a tu empresa, no a Evernote.
  • Directorio disponible para todos los miembros de la empresa para ver dónde está distribuida toda la información.
  • Archivo digital único para todo lo que necesites, ya sean notas, presentaciones, PDFs, imágenes… todo en un único lugar.
  • Soporte personalizado mediante un responsable de atención al cliente.
  • Facturación sencilla mediante la facturación mensual o anual mediante una tarjeta de crédito.

Si Evernote Business está a la altura de lo que se espera, las empresas podrán tener gran cantidad de información (anotaciones, actas, PDFs, presentaciones, tablones digitales, datos) en la nueva plataforma de Evernote y esa información será accesible por cualquier empleado desde su iPhone, iPad, dispositivo Android, portátil… sin necesidad de estar delante de su ordenador, en el que por supuesto también estará disponible.

En cierto modo creo que Evernote Business podrá competir con Google Docs sobre todo gracias a la ubicuidad de Evernote debido a sus versiones para iOS y Android, plataformas en las que Google Docs no será rival de Evernote Business en aspectos como la velocidad de acceso a la información o edición de esa información.

Y esto lo digo por experiencia propia. En nuestra empresa distribuimos la información básicamente en dos servicios: Google Docs y Dropbox. Si bien Dropbox es más bien un repositorio donde almacenamos información que apenas es necesario editar (sólo para compartir o archivar), en Google Docs trabajamos de forma permanente y a diario. Pero es en movilidad cuando Google Docs pasa de ser un servicio excepcional a algo que se queda más bien como un escaparate mal iluminado, donde podemos ver a medias lo que tenemos guardado pero trabajar con ello de la manera que sea -editar o compartir- es algo farragoso o directamente imposible.

Ahora habrá que esperar unos meses hasta el próximo diciembre de 2012 para ver si este servicio que costará $10 por cuenta al mes valdrá la pena y mejorará la productividad y organización de miles de empresas de todo el mundo.

Más información sobre Evernote Business.