Cómo gestionar de forma eficiente el correo electrónico

Tu bandeja de entrada siempre despejada.

Hace años yo era otra de esas personas con cientos de emails en la bandeja de entrada. Una vez que fui avanzando en la organización en el trabajo, decidí que aquel caos del email no podía seguir así y comencé a documentarme para aprender a ser más eficiente en este apartado.

Tras leer a varios autores y probar diferentes configuraciones encontré la forma idónea para mí y prueba de ello es que es mucho tiempo el que llevo usándola con muy buenos resultados. He de mencionar que recibo una media de unos 60 emails diarios de lunes a viernes, por lo que estaría perdido sino fuera organizado en este asunto.

Creo que un blog es un buen sitio para compartir conocimientos, así que por ello he escrito este post que espero que sea útil a muchas personas. Aquí van todas las claves que yo utilizo para una correcta gestión del correo electrónico.

1. CREACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE TRABAJO

Antes de nada hay que identificar todo lo importante en relación a nuestro correo electrónico y en los siguientes puntos es donde voy a tratar de explicarlo.

1.1- Gestionar todo el correo en Gmail web

Desde qué comencé a usar correo electrónico hace ya casi 15 años fui un habitual de los programas específicos para ello, como Outlook Express, Outlook, Entourage, Mail e incluso le di una oportunidad a Sparrow porque creo que el software bien realizado siempre merece ser probado.

La realidad es que ninguno de ellos te permite tanta personalización y opciones como Gmail a través de la web, especialmente si tienes varias direcciones de correo o recibes muchos emails diariamente.

Gmail te da más de 7GB de espacio de forma gratuita e incluso tienes la opción de ser usuario de pago y tener de 25GB en adelante. Yo soy usuario de pago y si no recuerdo mal la cantidad que pago por los 25GB es ridícula, unos 6€ al año.

1.2- Meter todas las direcciones que correo que controles en tu cuenta de Gmail

Si gestionas varias cuentas de correo y tienes que enviar y recibir emails desde todas, es imprescindible este punto. Tener las direcciones distribuidas en varios servicios o programas sólo contribuye al caos.

Lo que hago es meter todos los datos SMTP para poder enviar y reenviar todas y cada una de las direcciones que tengo hacia mi cuenta Gmail. Así, desde un mismo lugar puedo controlar todo.

Es importante también dejar creadas las diferentes firmas para cada cuenta, de forma que siempre dejarás los datos de contacto (tuyos o de la empresa pertinente) en todos los emails que escribas sin tener que teclearlo repetidas veces.

1.3- Creación de etiquetas

Si ya tenemos todas nuestras cuentas de correo en un sólo lugar y ya somos capaces de gestionarlo todo desde allí, ha llegado el momento de crear nuestra estructura para el correo y el primer paso es la creación de etiquetas. No me gusta crear excesivas etiquetas (carpetas) en Gmail ya que si necesitas encontrar algo es mucho mas productivo realizar una búsqueda que ir a una carpeta a buscar entre cientos de emails.

Tengo una etiqueta creada con un color identificativo y diferente para cada sección importante que gestiono dentro del correo:

  • Empresa 1
  • Empresa 2
  • Empresa 3
  • Personal profesional
  • Blog
  • Internet
  • Amigos

Y nada más. Antes de que completes este punto párate a pensar y distribuye tu correo en los apartados que creas convenientes, pero sin caer en el error de crear tantas etiquetas que a la hora de distribuir el correo dudes entre llevarlo a un sitio u otro. La clave está en que sepas claramente y en un instante a que carpeta pertenece cada email.

En las etiquetas de empresas, personal, blog y amigos es evidente lo que va. La de Internet es una especie de cajón de sastre donde se incluyen todos los emails de comunicaciones relacionadas con Internet:

  • Foros en los que estoy suscrito
  • Redes sociales
  • Compras y ventas por Internet
  • Ventas por Internet

1.4- Creación de filtros

La creación de filtros es otra cosa imprescindible que hay que realizar para una correcta gestión del correo. Los filtros los divido en dos categorías:

  • Filtros que etiquetan el email
  • Filtros que etiquetan el email y además lo mueven de la bandeja de entrada a otra carpeta dejándolo como no leído o incluso como leído si lo crees conveniente

Al recibir emails que no tienen que ver nada uno con otro, si tienes filtros creados puedes tener categorizados por colores muchos de los emails que te lleguen. Se te clasificaran automáticamente y de un simple vistazo podrás ver a que tema corresponde cada uno.

Además, los filtros que no sólo etiquetan sino que también mueven el contenido a una carpeta determinada en caso de que lo configures así, permitiéndote que la bandeja de entrada no se sature. El objetivo es que al inbox sólo lleguen los emails que deban ser respondidos o leídos lo antes posible y que otros emails sin tanta importancia se queden en otras carpetas esperando a que llegue el momento adecuado para revisarlos.

Este paso requiere su tiempo y de hecho es algo en constante evolución. La creación o modificación de filtros es una acción que hago al menos una vez al mes. Puedes empezar creando los filtros más evidentes que veas y luego poco a poco ir viendo si necesitas crear alguno más o que incluso uno de los creados haya que modificarlo. No corras con este tema, con los filtros no podrás decir nunca que los tienes terminados al 100% ya que siempre deben evolucionar porque no siempre vas a recibir las mismas comunicaciones.

1.5- Respuestas prediseñadas

En una de las empresas en las que trabajo y en uno de los blogs que escribo suelo tener que responder emails que se repiten de forma constante. Gracias a las Respuestas Prediseñadas de Gmail sólo tengo que presionar dos clics y ya tengo un email perfectamente redactado y formateado listo para ser enviado sin haber escrito otra vez lo mismo.

No sé quien inventó esta característica, pero le estaré agradecido de forma eterna. Si ves que algunas de tus respuestas se repiten de vez en cuando, activa las Respuestas Prediseñadas.

1.6- Ser usuario de Boomerang for Gmail

Boomerang for Gmail es un servicio de pago (menos de 3€ al mes) tremendamente útil que te permite hacer dos cosas:

  • Programar el día y la hora a la que quieres que se envíe un email que hayas escrito. Por ejemplo, estás procesando correos a una hora determinada y ese correo que estás escribiendo no es conveniente que llegue en ese momento por los motivos que sean (mala imagen, poco impacto, mejor a otra hora por temas laborales, etc). Pues lo programas para cuando lo consideres oportuno y así se enviará.
  • Programar el día y la hora a la que quieres que un correo vuelva a aparecer en tu bandeja de entrada. Imagínate que te llega un email a la bandeja de entrada de un tema que tienes programado tratar dentro de dos días o para la semana próxima. Pues en lugar de dejarlo en la bandeja de entrada molestando, utilizas Boomerang y le dices al servicio que quieres que ese email reaparezca en tu bandeja dentro de dos días, de una semana o cuando sea. No se trata de quitar de tu vista un determinado email para ganar tiempo, se trata de procesar ese email cuando a ti te venga bien y de acuerdo a tu planificación, no cuando te haya llegado. No debes caer en el error de utilizar Boomerang para escurrir el bulto y procrastinar.

2. CÓMO GESTIONAR EL CORREO

Una vez que tienes tu estructura realizada, llega el momento de trabajar sobre ella. Si has hecho todos los pasos comentados anteriormente, gestionar el correo eficientemente será algo sencillo. Para ello, eso sí, debes tener claro que no puedes estar procesando correos durante todo el día. Supongo que el trabajo de la mayoría de nosotros no es contestar correos de forma inmediata o contestar correos de forma permanente durante todo el día o incluso ponerte un jueves a las 11 de la noche a vaciar tu bandeja de entrada. Al email hay que darle la importancia que tiene, pero no la prioritaria.

2.1 Momentos en los que gestiono el correo electrónico

Nota: Aquí expondré mi forma de trabajar personal. Puede que a ti te convenga otro tipo de horario muy diferente.

A primera hora cuando me pongo a trabajar. Puedo tener emails de la tarde-noche del día anterior que sean necesarios procesar para mi trabajo de ese día y me gusta hacer un repaso previo que no me lleve más de cinco minutos.

Tres veces más antes de la hora de la comida. Suelo tratar de mirarlo tres veces a lo largo de la mañana. Me gustaría hacerlo menos, pero recibo muchas comunicaciones de compañeros de trabajo y de clientes que habitualmente requieren celeridad en la respuesta. Es cierto que recibo muchos emails porque prefiero recibir emails que llamadas telefónicas, algo que creo que destroza la productividad ya que la llamada hay que atenderla de forma inmediata y un email te da mayor capacidad de respuesta.

Tres veces más por la tarde, incluyendo un último repaso antes de terminar la jornada. En mi caso no tengo horario laboral fijo, pero siempre que termino de trabajar ya sea a las 4 de la tarde o las 12 de la noche, hago un pequeño repaso al correo para dejarlo lo más limpio posible archivando, eliminando o programando la vuelta de emails a la bandeja de entrada para el momento adecuado. Debido al cansancio no suelo contestar nada en ese momento a no ser que para ello valga con una frase, pero la revisión para archivar o eliminar se hace de manera sencilla y ayuda mucho a tu siguiente día.

2.2 Cómo lo gestiono

Cuando me pongo con el correo a primera hora de la mañana o de la tarde, el panorama suele ser que en la bandeja de entrada hay unos 10-15 emails a lo sumo y todos o casi todos ya están etiquetados por colores de forma automática gracias a los filtros. En caso de que no sea así, etiqueto manualmente antes de ponerme a procesar correos para que toda mi bandeja de entrada esté clasificada y sea visualmente fácil de procesar. De un simple vistazo y gracias a los colores puedes ver a lo que te vas a “enfrentar” estableciendo un orden y prioridad en el procesamiento de esos emails.

Una vez que todos los emails están etiquetados, lo que hago es procesarlos de uno en uno por temas y de mayor a menor importancia. Cuando acabo, digamos con la Empresa 1, me pongo con la Empresa 2 y así sucesivamente. Puede que de la Empresa 1 se haya quedado un email pendiente sin contestar porque no pueda hacerlo en ese momento o por cualquier otro motivo, pero es muy diferente terminar de procesar el correo con 3-5 emails pendientes que con más de 300 a la vista.

Llegado el momento de que la bandeja de entrada está procesada y vacía o con apenas 2-3 emails que deban seguir ahí por los motivos que sean, paso a procesar otras dos carpetas donde puede que haya mensajes sin leer de la Empresa 2 (sólo clientes) o Empresa 3 (emails que casi nunca requieren una acción inmediata). Esas carpetas no las reviso siempre que miro el correo, sino en tres momentos a lo largo del día y si tengo suficiente tiempo para ello. Como expliqué anteriormente, hay emails que no requieren una respuesta o lectura inmediata y que pueden esperar horas e incluso días.

2.3 Qué reglas aplico

Los momentos de procesamiento importante del correo para mi son a primera hora de la mañana o primera hora de la tarde. Ahí me detengo más. Pero en otros momentos en que lo miro no suelo estar mucho tiempo delante de los emails. Respondo, elimino o archivo si lo puedo hacer en pocos segundos o un minuto a lo máximo. En caso de encontrarme con un email que requiera una respuesta o acciones farragosas, lo dejo en espera para el siguiente momento de correo en el que vaya a tener más tiempo para ello.

También quiero incidir en la forma de responder. Trata de ser claro, preciso y breve, no te van a dar un premio por enviar emails larguísimos si no es necesario. Escribe lo que tengas que escribir, pero trata de que te lleve poco tiempo redactando de forma clara y sencilla. Puede que algo de formato a tu email (negritas, listas) venga bien para que el interlocutor entienda a la primera lo que quieres decir y que así evites una posible respuesta en la que te digan que hay algo que no le ha quedado del todo claro.

2.4 Archiva y elimina

Este capítulo es vital. Si no archivas y no eliminas saturaras tu correo. Sí, hay muchos emails que merecen ser guardados por los motivos que sean, pero hay otros muchos que no volverás a ver en tu vida porque no es necesario.

Siempre que procese un correo:

  • Si requiere una respuesta por mi parte, cuando lo respondo lo archivo o elimino dando prioridad a la eliminación si es factible hacerlo en cada caso concreto.
  • Si no hay necesidad de responderlo, igualmente archivo o elimino de forma rápida. Archivarlo muchas veces es sencillo ya que por regla general ese email ya está etiquetado e irá a su carpeta correspondiente.

2.5 No tengas piedad, borra suscripción o marca com spam

Es imposible encontrar una cuenta de correo a la que no lleguen boletines y publicidad, ya sea solicitada o no. Lo que hago es dejar sólo los boletines que realmente quiero recibir. En cuanto me llega algo que no quiero volver a ver y que sólo implica pérdida de tiempo, elimino mi suscripción de ese servicio (generalmente al final del email-boletín dan una opción para ello) o en caso de no estar disponible esa opción marco como spam sin remordimientos.

Los boletines y publicidad que sobreviven a esta criba por mi parte nunca van a la bandeja de entrada. Entran en otra carpeta para ser revisados en el momento oportuno para ello.

2.6 Los emails que no son emails, sino tareas

Muchos de los emails que recibamos en nuestra bandeja de entrada puede que impliquen tareas para nosotros. Incluso puede que en nuestra bandeja de entrada haya un email de nosotros mismos para que nos apuntemos una tarea. Aquí se esconde una de claves para que la bandeja de entrada no se sature, en los emails que son tareas para nosotros y que vamos acumulando en el inbox a modo de recordatorio o tarea pendiente. Error.

Mi forma de actuar en esto es sencilla. Si recibo un email que es una tarea para mí, la capturo de forma inmediata en Remember The Milk o Evernote (en otro futuro post explicaré como utilizo estas aplicaciones) y borro/archivo ese email o respondo y lo borro/archivo. Ya está. Las tareas son para tenerlas en la lista de tareas, no en la bandeja de entrada.

3. EL CORREO EN MOVILIDAD

Esto casi es un tema aparte. Tengo por costumbre trabajar poco con el email en movilidad. Generalmente sólo contesto los emails de compañeros cercanos de trabajo y amigos que puedan ser contestados rápidamente y que además requieran esa contestación. El resto de emails de clientes, colaboradores no tan cercanos, comunicaciones de Internet y similares los proceso cuando estoy delante del Mac por las razones siguientes:

  • Se tarda más en escribir en un terminal móvil que en un teclado.
  • Las aplicaciones nativas o web de gestión de email móvil son mucho más incompletas que las versiones de escritorio. Es más farragoso adjuntar archivos y otras características como Respuestas Prediseñadas o utilizar Boomerang no están conseguidas (aún) para el mundo móvil.
  • Y además, si no estoy delante del ordenador es que estoy haciendo otras cosas y al correo ya le llegará su momento.

Por tanto lo que hago en movilidad es leer los emails (no en cuanto llegan, sino en momentos determinados) y decidir:

  • Si lo puedo contestar rápido y si es necesario hacerlo, lo hago y elimino o archivo.
  • Si no lo tengo que contestar archivo o elimino.
  • Si implica una tarea la capturo y archivo o elimino.
  • Si lo tengo que contestar más adelante lo dejo tal y como está o le pongo la etiqueta correspondiente en caso de que no haya actuado previamente ningún filtro sobre ese email.

Además, como tengo filtros que hacen que algunos emails no me lleguen a la bandeja de entrada y como he sido escrupuloso con los boletines y publicidad, entran menos emails en el inbox de los que deberían entrar y eso me permite no estar recibiendo constantes avisos de nuevos correos en iPhone.

4. FIN

Espero que este post sea de utilidad a muchos. Lo he escrito porque a mi realmente me ha servido aplicar todas estas reglas, trucos y hábitos; mi bandeja de entrada está despejada desde hace muchos años y os animo a vosotros a hacer lo mismo. Por favor, utilizad los comentarios para cualquier duda, sugerencia o comentario de algunas de vuestras claves para la gestión del correo.

Evernote Business, una solución a lo que muchos buscamos

Como auténtico devoto de Evernote, el pasado 24 de agosto seguí con interés las novedades que se presentaron en la Evernote Trunk Conference, las cuales fueron bastante interesantes y voy a tratar de desgranar en dos posts diferentes. Éste es el segundo, y trata de Evernote en la empresa.

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Evernote Business
Evernote anuncia su solución para pequeñas y medianas empresas. No estará disponible hasta diciembre, pero puede resultar muy interesante para cientos de miles de empresas.

Evernote lo utilizan casi 40 millones de personas en todo el mundo, y detrás de esta compañía hay poco más de 200 empleados. Al ir creciendo internamente, junto con las las peticiones desde medianas y pequeñas empresas de todo el mundo para incorporar nuevas funcionalidades en Evernote, surgió la necesidad de crear una nueva herramienta: Evernote Business.

Por el momento no existe una información exhaustiva de Evernote Business, pero sus principales características son las siguientes (aparte de todas las incluidas en Evernote y Evernote Premium):

  • Fácil acceso a Evernote Business por parte de todos los miembros de la compañía. A cualquier trabajador le bastará con ingresar la cuenta de correo de su compañía para convertir su cuenta personal de Evernote en Evernote Business.
  • Panel de administración para distribuir los accesos y tener controlada toda la información.
  • La propiedad de los datos guardados en cualquier libreta de Evernote Business corresponde a tu empresa, no a Evernote.
  • Directorio disponible para todos los miembros de la empresa para ver dónde está distribuida toda la información.
  • Archivo digital único para todo lo que necesites, ya sean notas, presentaciones, PDFs, imágenes… todo en un único lugar.
  • Soporte personalizado mediante un responsable de atención al cliente.
  • Facturación sencilla mediante la facturación mensual o anual mediante una tarjeta de crédito.

Si Evernote Business está a la altura de lo que se espera, las empresas podrán tener gran cantidad de información (anotaciones, actas, PDFs, presentaciones, tablones digitales, datos) en la nueva plataforma de Evernote y esa información será accesible por cualquier empleado desde su iPhone, iPad, dispositivo Android, portátil… sin necesidad de estar delante de su ordenador, en el que por supuesto también estará disponible.

En cierto modo creo que Evernote Business podrá competir con Google Docs sobre todo gracias a la ubicuidad de Evernote debido a sus versiones para iOS y Android, plataformas en las que Google Docs no será rival de Evernote Business en aspectos como la velocidad de acceso a la información o edición de esa información.

Y esto lo digo por experiencia propia. En nuestra empresa distribuimos la información básicamente en dos servicios: Google Docs y Dropbox. Si bien Dropbox es más bien un repositorio donde almacenamos información que apenas es necesario editar (sólo para compartir o archivar), en Google Docs trabajamos de forma permanente y a diario. Pero es en movilidad cuando Google Docs pasa de ser un servicio excepcional a algo que se queda más bien como un escaparate mal iluminado, donde podemos ver a medias lo que tenemos guardado pero trabajar con ello de la manera que sea -editar o compartir- es algo farragoso o directamente imposible.

Ahora habrá que esperar unos meses hasta el próximo diciembre de 2012 para ver si este servicio que costará $10 por cuenta al mes valdrá la pena y mejorará la productividad y organización de miles de empresas de todo el mundo.

Más información sobre Evernote Business.

Evernote + Moleskine, ¿la pareja perfecta?

Como auténtico devoto de Evernote, el pasado 24 de agosto seguí con interés las novedades que se presentaron en la Evernote Trunk Conference, las cuales fueron bastante interesantes y voy a tratar de desgranar en dos posts diferentes. Éste es el primero, Evernote + Moleskine.

Evernote Smart Notebook by Moleskine

Evernote Smart Notebook by Moleskine
El anuncio más llamativo de la Evernote Trunk Conference. Según las propias palabras del equipo de Evernote, ellos siempre han buscando inspiración en otras empresas como Apple o Moleskine, y al reflexionar sobre Moleskine y sus libretas coincidieron en que es genial tomar notas de una reunión o realizar bocetos con un lápiz y una libreta, pero que por muy bonitas que sean las libretas de Moleskine tienen el mismo problema que el resto de libretas: son físicas.

Dado que en Evernote tratan de hacer productos que les guste utilizar a ellos mismos, pensaron en unir lo mejor de dos mundos y crear la Evernote Smart Notebook, una libreta con todo el empaque de una libreta Moleskine y que además te permite trasladar todo el contenido creado en ella de una forma fácil a tu libreta digital en Evernote.

La Evernote Smart Notebook está diseñada para utilizarla en conjunción con la aplicación de Evernote para iOS. La nueva libreta de Moleskine incluye unas serie de características especiales que permiten mover las ideas tomadas en la libreta hacia Evernote, donde estarán siempre disponibles y clasificadas.

¿Cómo lo han conseguido?

  • Páginas especiales: el papel -a rayas o cuadros- tendrá una serie de puntos que están diseñados para trabajar en conjunción con Evernote cuando se capture lo escrito mediante la cámara del iPad o iPhone.

Moleskine paper

  • Cámara para páginas: la nueva versión de Evernote para iPhone y iPad incluye una característica que permite capturar imágenes de textos escritos que Evernote transforma de forma perfecta para el mundo digital, especialmente si esos textos o bocetos están realizados en la Evernote Smart Notebook by Moleskine.

Camara para Evernote moleskine

  • Pegatinas inteligentes: todas las Moleskine vendrán con unas pegatinas llamadas Smart Stickers. Estas pegatinas irán asociadas con etiquetas de tu cuenta Evernote para que el sistema las reconozca automáticamente y clasifique las notas con esas pegatinas de acuerdo a ello. Las pegatinas viene con etiquetas predefinidas, pero se pueden personalizar totalmente.

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Un buen resumen de las características de la Evernote Smart Notebook se puede ver en el siguiente vídeo:

 

¿Y qué diferencia hay entre esta libreta y una normal?
En principio la Evernote Smart Notebook incluye dos cosas que no tienen el resto de libretas: una suscripción por tres meses a Evernote Premium (cuesta 40€ anuales) y las pegatinas inteligentes. Falta por ver si el “papel con puntos” realmente hace que las notas se trasladen mejor del mundo físico al digital, pero a priori merece la pena probar una de estas libretas y sacarle partido en caso de que seas un habitual de la escritura física.

En mi caso personal sigo con la idea de tener todas mis anotaciones en Evernote y así es como trabajo, pero en determinadas situaciones me veo obligado a tomar notas a mano que habitualmente traslado a Evernote, ya sea mediante la cámara o directamente reescribiendo el contenido en digital. Dado que en muchas de las reuniones a las que asisto escribo a mano, es probable que pruebe una de estas libretas cuando estén disponibles y tras unas semanas de uso os cuente qué tal funcionan en el día a día.

Disponibilidad
La Evernote Smart Notebook by Moleskine estará disponible el 25 de septiembre en dos tamaños y ya se puede hacer la reserva en la tienda oficial de Moleskine Europa.

Usar el iPad en el trabajo ¿es posible?

Durante años fui un loco de la tecnología que me compraba cada aparato y ordenador que saliera al mercado y llamara mi atención. Cargaba al menos dos veces por semana con portátil, cámara, DS, GBA, PSP, PDA, GPS, teléfono móvil, cargadores, pen drives, modem USB y no sé si alguna cosa más. Demencial.

Terminé comprendiendo que lo único que conseguía actuando de ese modo eran tres cosas:

  • Fastidiarme la espalda
  • Ser un dependiente de mil aparatos para luego no usar la mayoría
  • Gastarme un montón de dinero

Paulatinamente fui deshaciéndome de lastre tecnológico, apoyado en mi cambio de mentalidad y en la propia evolución de la tecnología, la cual me permitía simplificar en un sólo dispositivo características para las que antes hubiese necesitado al menos cinco gadgets. Y en estas que se anunció el iPad. Cuando supe de él tuve claro el objetivo primario de su compra: acabar con mi portátil. Sus ventajas clave ante los equipos portátiles de toda la vida se antojaban demasiado evidentes: sencillez, rapidez y ligereza.

Tras unas semanas con el iPad aún no estoy seguro de que la tableta de Apple sea un claro sustituto del ordenador portátil para muchas personas pero al menos yo estoy consiguiendo trabajar con él de forma bastante agradable y sin echar de menos mi antiguo MacBook.

¿Para qué usaba mi portátil en el 90% de las ocasiones que estaba ante él? Hojas de cálculo, correo electrónico, edición de documentos de texto, visualización de documentos, publicación de posts y navegación. Tareas que se pueden hacer con el iPad pero… ¿con qué grado de efectividad y satisfacción?

Hojas de cálculo.
A no ser que manejes excels con miles de celdas y fórmulas complejas, Numbers te servirá para tu cometido. Es tan sencillo e intuitivo de manejar que “desearás” crear hojas de calculo ya que obtendrás rápidos y buenos resultados en un abrir y cerrar de ojos. Eso sí, insisto en su sencillez, no esperes un Excel portable, ni siquiera un Numbers idéntico a su versión de escritorio. ¿Falllos y problemas con las hojas de cálculo? Cuatro y tremendos:

  • Numbers, por el momento, no exporta a .xls, dato que no es comprensible tras ver que Pages sí exporta a .doc. Apple aún no ha dicho que vaya a incluir esta característica en el futuro pero los comentarios en la App Store son en un 99% reclamando la exportación a Excel.
  • Numbers tiene problemas con la importación de archivos .numbers creados en Mac. No se importa todo como debiera y algunas funciones se pierden: bordes, celdas anidadas, cabeceras. También la propia aplicación tiene carencias como no poder ordenar o filtrar contenido.
  • Desde Numbers no puedes guardar archivos en iDisk o similares. Tienes que enviarte el archivo por email y luego moverlo tú por donde quieras. ¿A qué juega Apple?
  • Google Docs funciona realmente mal en el iPad vía Safari. Existen alternativas en la App Store par poder visualizar correctamente todos tus documentos en la nube de Google, pero no podrás editarlos. Éste es el gran handicap que tiene el iPad para poder reemplazar a mi portátil.

Correo electrónico.
Mail funciona bien y sencillamente, pudiendo gestionar cantidades elevadas de correo de forma relativamente ágil. Puedes enviar todo tipo de documentos gracias a aplicaciones extra como GoodReader y puedes abrir multitud de archivos adjuntos. ¿Problemas? Hasta que no llegue el OS 4.0 (en otoño para el iPad) no se pueden agrupar los emails en conversaciones y tampoco existe la bandeja única. Al menos se sabe a ciencia cierta que estas carencias serán subsanadas en unos meses.

Edición de documentos de texto.
Con una aplicación como Pages eres capaz de crear y editar la mayoría de los documentos de texto que una persona estándar pueda necesitar. Los puedes guardar como PDF, como .doc o como .pages. Con el teclado virtual es suficiente para redactar documentos ligeros, pero si lo que necesitas es escribir tres horas seguidas con el iPad sería aconsejable comprar el teclado inalámbrico.

Visualización -y transporte- de documentos.
Como ya he comentado, la aplicación Mail te permite visualizar diferentes extensiones de archivos pero es con GoodReader cuando perfectamente puedes convertir tu iPad en un dispositivo capaz de almacenar, visualizar y compartir los archivos que necesites. Para más inri, Good Reader sólo cuesta 79 céntimos de euro.

Publicación de posts.
Este post está escrito desde mi iPad, con lo cual queda demostrado que se puede bloguear desde el iPad y que será aún más sencillo cuando mejoren las características de aplicaciones como WordPress (multitud de bugs en esta primera versión) o las compatibles con Blogspot. Puedes encontrarte con alguna incomodidad si quieres acompañar tu post con imágenes, pero nada que no puedas solucionar en un par de minutos extra y eso al menos a mi me compensa mas que cargar con el peso y el volumen de un MacBook.

Navegación.
Si por trabajo u ocio tienes que navegar, buscar información o utilizar redes sociales, el iPad cumple esa función satisfactoriamente a no ser que necesites acceder a webs con Flash o con funciones que Mobile Safari no tiene bien implementadas, como el scroll en ciertas secciones de webs. Conforme pasen los meses, más webs se adaptarán al iPad y menos incompatibilidades encontraremos.

Otras funciones para utilizar el iPad en el trabajo.
Al ser tan ligero y transportable me desplazo con el iPad la mayoría de los días y me sirve como:

  • Agenda diaria (gracias a Max Journal he dicho adiós a la Moleskine)
  • “Cuaderno” en el que tomar notas durante reuniones (gracias a Evernote y Penultimate)
  • Y fuera de cachondeos, como calculadora gigante y cómoda en más de una ocasión

Conclusión.
El iPad servirá para muchos trabajadores en movilidad y no será lo suficiente para otros muchos, pero al menos queda claro que sirve para trabajar y que esto es sólo el comienzo ya que Apple con su OS 4.0 (multitarea, algo esencial para trabajar más cómodamente) y los desarrolladores con nuevas y sorprendentes aplicaciones, facilitarán aún más nuestro día a día.

Por cierto, si estáis por Madrid y queréis algo más de información y ver el iPad en vivo, este jueves acudo a una charla-coloquio junto con otras personas para hablar del iPad organizado por Thursday. Podeis apuntaros en el grupo de Facebook en caso de querer asistir.

Actualización. Aquí tenéis los vídeos del Thursday donde los ponentes hablamos del iPad y yo me centré de su rendimiento en el trabajo.

Cambiando de Things a Remember The Milk

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Siguiendo con mi política de renovación informática en el apartado laboral y personal, he cambiado el programa con el que gestiono mis tareas mediante el sistema GTD (Getting Things Done o “conseguir que las tareas sean completadas”).

Desde que comencé a utilizar este sistema y tras valorar diferentes alternativas, opté por la aplicación Things, tanto en su versión para Mac como para iPhone. He de reconocer que es una aplicación visualmente muy atractiva y bien realizada a la que realmente empecé a sacar provecho después de ver el screencast-keynote de Emilcar y que me permitió acceder a una nueva forma en la que gestionar mis tareas diarias bastante más efectiva que la basada en alarmas, recordatorios y entradas en la agenda del mes.

Pagué una licencia de Things para iPhone (8€) pero no lo hice con la versión de escritorio (50€) por carecer de una característica principal que es la que finalmente me ha hecho abandonar la aplicación: no había forma de sincronizar las tareas de forma automática entre el Mac y el iPhone, tenía que hacerse manualmente vía WiFi. Aparte de que durante muchos meses esta sincronización daba una cantidad de fallos enorme que se fue subsanando con continuas actualizaciones, el tener que hacerlo de forma manual siempre me generaba una cierta inquietud e inseguridad ya que las tareas te surgen y las has de completar no sólo delante del ordenador, si no en cualquier otro momento -dando un paseo por la calle, cuando recibes una llamada, etc- y con esta forma tan rudimentaria de sincronización nunca estaba seguro al 100% de saber que mis tareas pendientes eran las que veía en pantalla ya que podía haberlas anotado en el iPhone y que no hubiesen aparecido en el ordenador.

Recuerdo que hace casi un año en una comida con Berto Pena comentamos este fallo y maldecimos a los programadores de la aplicación por no poner a nuestro servicio una simple sincronización a través de MobileMe por la cual ellos no tendrían ni que comerse mucho la cabeza ni pagar servidores. Yo le di tiempo y supuse que en pocos meses la sincronización permanente sin intervención del usuario sería una realidad en Things.

Pero llegó el año 2010 y todo seguía igual por lo que me harté y decidí probar otra alternativa. Directamente me fui a Remember The Milk -RTM a partir de aquí-, sistema que reunía todo lo que buscaba: aplicación para iPhone, compatibilidad con Mac y Windows, sincronización permanente y facilidad de uso. He de reconocer que Berto ya me la había recomendado hacía mucho tiempo así que me fui a su blog y busqué el screencast que realizó para ayudarnos a iniciarnos en RTM y comencé la migración de todas mis tareas desde Things a RTM.

Al estar familiarizado con el sistema GTD, el cambio no ha sido ni mucho menos traumático ya que ambos programas están basados en esta filosofía de organización y he de reconocer que me ha costado acostumbrarme menos tiempo del que imaginaba en un principio. RTM funciona como aplicación web gratuita -dato que agradecerán aquellos que se conecten a varios ordenadores habitualmente- y la versión para iPhone es gratuita… siempre y cuando tengas una cuenta pro en RTM que cuesta 25$ al año, menos de 20€. Te dan 15 días de prueba para valorar si merece la pena pagar por el servicio y en mi caso la respuesta es un sí rotundo. También tienes alguna otra fórmula para no pagar y poder añadir tus tareas en movilidad, no tan bonita pero puede servirte.

Los que no tengáis iPhone y queráis gestionar RTM desde otros dispositivos móviles como Android, Blackberry o Windows Mobile también podéis hacerlo. E incluso desde sitios como Gmail, Twitter, Netvibes… Las posibilidades son muy variadas y las tenéis todas aquí.

Sobre si RTM y por extensión el GTD es una fórmula que os puede servir es algo que debéis probar y experimentar vosotros mismos. En mi caso, trabajando para tres empresas diferentes y con muchas tareas personales, el GTD es algo imprescindible en mi día a día y con RTM funciono mejor que con el GTD a través de Things, Evernote o Gmail.

¿Es mejor MobileMe o Gmail? Yo he tomado la decisión

Tras varios años usando MobileMe -anteriormente conocido como .mac-, he decidido abandonar el servicio de pago y pasarme por completo a Gmail. El pretexto de este post no es otro que contar las razones que me han llevado a esta decisión y dejar anotados los pros y los contras que conllevan un cambio de este tipo.

El principal motivo por el que contraté .mac años atrás fue la sincronización permanente de favoritos, agenda de contactos y calendarios entre los diferentes Mac que usaba en el trabajo, casa y el portátil para los viajes. Con el lanzamiento al mercado del iPhone, .mac se convirtió en MobileMe y ampliaba esta sincronización también al dispositivo móvil de Apple al igual que ofrecía correo push de forma indolora y sin tener que recurrir a terceros.

Todo parecía casi perfecto salvo por los 80€ anuales que Apple cobraba (aunque conseguía códigos en eBay a un precio sensiblemente inferior) y cuando comparabas MobileMe con Gmail. Su correo era infinitamente superior en muchos sentidos con decenas de posibilidades que los usuarios de MobileMe no podíamos ni soñar pero a mi me seguía pareciendo imprescindible la sincronización permanente de contactos entre varios dispositivos sin necesidad de mi intervención.

Poco a poco Google fue mejorando prestaciones y llegó el soporte de Exchange de forma nativa a las cuentas Gmail así como a iPhone y Snow Leopard. ¿Qué significaba esto? Sincronización permanente vía push de contactos y calendarios unidos al potente servicio de correo de Google. Justo los motivos por los que estaba pagando a Apple y que Google me ofrecía gratis.

Mientras dudaba, analizaba y meditaba la situación, llegó uno problema importante: muchos de los emails que enviaba desde mi cuenta MobileMe hacia direcciones Gmail iban directamente a la carpeta de spam sin forma alguna de remediarlo. Contacté con el soporte de Apple así como buceé en los foros de Google para terminar sabiendo que este contratiempo ocurre de forma aleatoria desde hace varios meses y nadie en ninguna de las dos compañías ha encontrado la forma o el tiempo para arreglarlo. La decisión estaba clara, migraba todo a Gmail y no por cuestiones de dinero si no por opciones ofrecidas.

Configuré una cuenta Exchange en el iPhone y ahora tengo en todos mis Macs y iPhone:

– Sincronización permanente de contactos (si añado uno en la Agenda de Snow Leopard aparecerá inmediatamente en Google Contacts o en la Agenda del iPhone)
– Sincronización permanente de mi Gcalendar entre la web-iCal-iPhone
– Un servicio de correo electrónico a años luz de distancia de lo recargado, pomposo y lento del de MobileMe.

Si a esto le añadimos la posibilidad de gestionar diversas cuentas de correo en una sola (imprescindible para mi por motivos laborales) de forma casi ideal no puedo estar más convencido de mi decisión.

Por supuesto el servicio no es perfecto ya que las cuentas Gmail con Exchange aún no están pulidas al 100% y quedan cosas por mejorar pero con MobileMe no me libraba de los errores ni conseguía la fiabilidad absoluta. Problemas o servicios a mejorar en Gmail:

– El servicio Google Sync para iPhone permite configurar hasta 25 calendarios de Gcalendar que se sincronizarán over the air con el iPhone, pero a mi de momento no me deja hacerlo con más de 3.

– La gestión de los contactos con Google Contacts también tiene sus puntos negros ya que cada dirección de email a la que envíes un email desde tu cuenta de Gmail se convertirá en un contacto y aparecerá en tu iPhone.

– El correo web de Gmail tiene tan pocas limitaciones y ofrece tantas prestaciones que cuando te ves obligado a utilizar Mail.app en el iPhone echas de menos ciertas cosas como las etiquetas personalizadas o las estrellas. Google ofrece una página especial para Gmail en el iPhone con parte de esos servicios soportados gracias al HTML5 pero no podemos limitarnos a usar el correo en el iPhone mediante este método ya que tendríamos que chequear permanentemente esa web para saber si nos han llegado nuevos emails al no permitir que nos sean enviadas notificaciones de algún tipo sobre los correos entrantes.

A grandes rasgos esos son los pros, contras y motivos de mi cambio. ¡Gmail rocks!