Siguiendo con mi política de renovación informática en el apartado laboral y personal, he cambiado el programa con el que gestiono mis tareas mediante el sistema GTD (Getting Things Done o “conseguir que las tareas sean completadas”).

Desde que comencé a utilizar este sistema y tras valorar diferentes alternativas, opté por la aplicación Things, tanto en su versión para Mac como para iPhone. He de reconocer que es una aplicación visualmente muy atractiva y bien realizada a la que realmente empecé a sacar provecho después de ver el screencast-keynote de Emilcar y que me permitió acceder a una nueva forma en la que gestionar mis tareas diarias bastante más efectiva que la basada en alarmas, recordatorios y entradas en la agenda del mes.

Pagué una licencia de Things para iPhone (8€) pero no lo hice con la versión de escritorio (50€) por carecer de una característica principal que es la que finalmente me ha hecho abandonar la aplicación: no había forma de sincronizar las tareas de forma automática entre el Mac y el iPhone, tenía que hacerse manualmente vía WiFi. Aparte de que durante muchos meses esta sincronización daba una cantidad de fallos enorme que se fue subsanando con continuas actualizaciones, el tener que hacerlo de forma manual siempre me generaba una cierta inquietud e inseguridad ya que las tareas te surgen y las has de completar no sólo delante del ordenador, si no en cualquier otro momento -dando un paseo por la calle, cuando recibes una llamada, etc- y con esta forma tan rudimentaria de sincronización nunca estaba seguro al 100% de saber que mis tareas pendientes eran las que veía en pantalla ya que podía haberlas anotado en el iPhone y que no hubiesen aparecido en el ordenador.

Recuerdo que hace casi un año en una comida con Berto Pena comentamos este fallo y maldecimos a los programadores de la aplicación por no poner a nuestro servicio una simple sincronización a través de MobileMe por la cual ellos no tendrían ni que comerse mucho la cabeza ni pagar servidores. Yo le di tiempo y supuse que en pocos meses la sincronización permanente sin intervención del usuario sería una realidad en Things.

Pero llegó el año 2010 y todo seguía igual por lo que me harté y decidí probar otra alternativa. Directamente me fui a Remember The Milk -RTM a partir de aquí-, sistema que reunía todo lo que buscaba: aplicación para iPhone, compatibilidad con Mac y Windows, sincronización permanente y facilidad de uso. He de reconocer que Berto ya me la había recomendado hacía mucho tiempo así que me fui a su blog y busqué el screencast que realizó para ayudarnos a iniciarnos en RTM y comencé la migración de todas mis tareas desde Things a RTM.

Al estar familiarizado con el sistema GTD, el cambio no ha sido ni mucho menos traumático ya que ambos programas están basados en esta filosofía de organización y he de reconocer que me ha costado acostumbrarme menos tiempo del que imaginaba en un principio. RTM funciona como aplicación web gratuita -dato que agradecerán aquellos que se conecten a varios ordenadores habitualmente- y la versión para iPhone es gratuita… siempre y cuando tengas una cuenta pro en RTM que cuesta 25$ al año, menos de 20€. Te dan 15 días de prueba para valorar si merece la pena pagar por el servicio y en mi caso la respuesta es un sí rotundo. También tienes alguna otra fórmula para no pagar y poder añadir tus tareas en movilidad, no tan bonita pero puede servirte.

Los que no tengáis iPhone y queráis gestionar RTM desde otros dispositivos móviles como Android, Blackberry o Windows Mobile también podéis hacerlo. E incluso desde sitios como Gmail, Twitter, Netvibes… Las posibilidades son muy variadas y las tenéis todas aquí.

Sobre si RTM y por extensión el GTD es una fórmula que os puede servir es algo que debéis probar y experimentar vosotros mismos. En mi caso, trabajando para tres empresas diferentes y con muchas tareas personales, el GTD es algo imprescindible en mi día a día y con RTM funciono mejor que con el GTD a través de Things, Evernote o Gmail.

El principal motivo por el que contraté .mac años atrás fue la sincronización permanente de favoritos, agenda de contactos y calendarios entre los diferentes Mac que usaba en el trabajo, casa y el portátil para los viajes. Con el lanzamiento al mercado del iPhone, .mac se convirtió en MobileMe y ampliaba esta sincronización también al dispositivo móvil de Apple al igual que ofrecía correo push de forma indolora y sin tener que recurrir a terceros.

Todo parecía casi perfecto salvo por los 80€ anuales que Apple cobraba (aunque conseguía códigos en eBay a un precio sensiblemente inferior) y cuando comparabas MobileMe con Gmail. Su correo era infinitamente superior en muchos sentidos con decenas de posibilidades que los usuarios de MobileMe no podíamos ni soñar pero a mi me seguía pareciendo imprescindible la sincronización permanente de contactos entre varios dispositivos sin necesidad de mi intervención.

Poco a poco Google fue mejorando prestaciones y llegó el soporte de Exchange de forma nativa a las cuentas Gmail así como a iPhone y Snow Leopard. ¿Qué significaba esto? Sincronización permanente vía push de contactos y calendarios unidos al potente servicio de correo de Google. Justo los motivos por los que estaba pagando a Apple y que Google me ofrecía gratis.

Mientras dudaba, analizaba y meditaba la situación, llegó uno problema importante: muchos de los emails que enviaba desde mi cuenta MobileMe hacia direcciones Gmail iban directamente a la carpeta de spam sin forma alguna de remediarlo. Contacté con el soporte de Apple así como buceé en los foros de Google para terminar sabiendo que este contratiempo ocurre de forma aleatoria desde hace varios meses y nadie en ninguna de las dos compañías ha encontrado la forma o el tiempo para arreglarlo. La decisión estaba clara, migraba todo a Gmail y no por cuestiones de dinero si no por opciones ofrecidas.

Configuré una cuenta Exchange en el iPhone y ahora tengo en todos mis Macs y iPhone:

- Sincronización permanente de contactos (si añado uno en la Agenda de Snow Leopard aparecerá inmediatamente en Google Contacts o en la Agenda del iPhone)
- Sincronización permanente de mi Gcalendar entre la web-iCal-iPhone
- Un servicio de correo electrónico a años luz de distancia de lo recargado, pomposo y lento del de MobileMe.

Si a esto le añadimos la posibilidad de gestionar diversas cuentas de correo en una sola (imprescindible para mi por motivos laborales) de forma casi ideal no puedo estar más convencido de mi decisión.

Por supuesto el servicio no es perfecto ya que las cuentas Gmail con Exchange aún no están pulidas al 100% y quedan cosas por mejorar pero con MobileMe no me libraba de los errores ni conseguía la fiabilidad absoluta. Problemas o servicios a mejorar en Gmail:

- El servicio Google Sync para iPhone permite configurar hasta 25 calendarios de Gcalendar que se sincronizarán over the air con el iPhone, pero a mi de momento no me deja hacerlo con más de 3.

- La gestión de los contactos con Google Contacts también tiene sus puntos negros ya que cada dirección de email a la que envíes un email desde tu cuenta de Gmail se convertirá en un contacto y aparecerá en tu iPhone.

- El correo web de Gmail tiene tan pocas limitaciones y ofrece tantas prestaciones que cuando te ves obligado a utilizar Mail.app en el iPhone echas de menos ciertas cosas como las etiquetas personalizadas o las estrellas. Google ofrece una página especial para Gmail en el iPhone con parte de esos servicios soportados gracias al HTML5 pero no podemos limitarnos a usar el correo en el iPhone mediante este método ya que tendríamos que chequear permanentemente esa web para saber si nos han llegado nuevos emails al no permitir que nos sean enviadas notificaciones de algún tipo sobre los correos entrantes.

A grandes rasgos esos son los pros, contras y motivos de mi cambio. ¡Gmail rocks!