Con la popularización de la nube, muchas empresas han ido pasándose a nuevos sistemas de almacenamiento diferentes a lo que era habitual ver hace una década en una empresa media que tuviera 10 empleados o más:
- Un servidor central en alguna parte de la oficina
- CDs vírgenes, pen drives de 16MB o Zips de 100MB
- Desperdigados en el escritorio de los ordenadores de cada empleado
La llegada de Dropbox fue vital para este cambio, y la posterior popularización en mayor o menor medida de otros servicios como Drive (Google Docs), Box, OneDrive o Evernote Business no han hecho sino acrecentar el número de compañías que han ido adoptando soluciones nuevas para el almacenaje de sus archivos.
Pero la realidad es que si las pymes no son cuidadosas y organizadas, sus archivos más vitales pueden andar desperdigados por más sitios que hace años sin ningún tipo de orden, concierto, control y seguridad:
- En Dropbox
- En Drive
- En un disco duro externo en el que se hacen copias de seguridad ocasionales
- En algún pen drive que se acabará perdiendo o llegará a manos equivocadas
- Desperdigados en el escritorio de los ordenadores de cada empleado
Es por ello que la gestión de esos archivos debe ser un punto prioritario en la organización digital de cada empresa buscando tres puntos fundamentales:
- Control organizativo
- Seguridad
- Fácil acceso y localización
Nuestra experiencia
En mi empresa hemos confiado en Dropbox, Drive y Evernote Business, con periodos de prueba para cada plataforma buscando cómo nos podía servir mejor cada una de ellas y si realmente su uso iba a suponer un impacto positivo en el día a día del trabajo y en nuestra productividad.
Tras años de experiencias, fallos y aciertos, nuestro sistema ha quedado establecido de una forma clara para cada empleado, segura para cada documento y fácilmente accesible desde cualquier dispositivo incluso para nuestros clientes.
Dropbox en la empresa
Hemos dejado Dropbox como una auténtica biblioteca digital donde se encuentran todos los archivos que necesitamos archivar y consultar pero no editar. A saber:
- Presupuestos en pdf
- Contratos en pdf
- Documentación comercial en pdf
- Fotografías de archivo y comerciales
- Información comercial de proveedores
- Archivo de administración (facturas, impuestos, etc)
Cuando necesitamos consultar algo o enviar algo que no hay que editar sabemos exactamente donde está: en Dropbox. Su robustez, seguridad y fiable sincronización son pilares sobre los que se sustenta un excepcional servicio de mucho valor para Finca La Montaña.
Drive en la empresa
Hace años montamos todo nuestro sistema de CRM y gestión en Drive con una cuenta profesional de Google Apps. Los resultados no han podido ser mejores; sencillo, fácil organización y mantenimiento, extremadamente útil para nuestro tipo de negocio y con una curva de aprendizaje muy asumible para todos los empleados que se han ido incorporando al proyecto.
El 90% de la gestión que se lleva a cabo con cada cliente se ejecuta a través de las hojas de cálculo de Drive y cuando estamos hablando de clientes con los que tenemos relaciones de entre seis meses y dos años, es fundamental que el sistema funcione bien, nos permita recopilar todos los datos posibles y esté siempre accesible.
Por tanto Drive se ha convertido para nosotros en la plataforma sobre la que trabajamos día a día, la herramienta mediante la cual editamos y creamos casi todos los archivos que se necesitan en la empresa a excepción de cierta documentación comercial que se edita en Pages y la parte administrativa que va en programas de contabilidad más tradicionales.
¿Qué tenemos en Drive?
- CRM (y todos los miles de archivos que ello implica)
- Informes estadísticos de ventas, inventarios, producción y administración
- Información básica de la empresa para cada empleado
- Toda la información comercial
- Todo tipo de recursos y how-tos
- Actas reuniones
Evernote Business en la empresa
En cuanto estuvo disponible en España Evernote Business decidimos darle una oportunidad y probar a fondo el servicio. Después de estudiar sus posibilidades durante semanas y de un entrenamiento previo del equipo de comerciales y administrativos que lo iban a utilizar, implementamos en la empresa su uso en una experiencia piloto de tres meses.
Si bien es cierto que nos sirvió como esperábamos, la evaluación de la experiencia nos hizo darnos cuenta que no necesitábamos Evernote Business: era un servicio de pago que no aportaba nada nuevo a nuestra organización digital y su uso implicaba tener repartida la documentación en más sitios, lo que podía dar lugar a desconcierto y descontrol (¿dónde guardo este archivo?).
Finalmente hemos restringido el uso de Evernote a una especie de corcho digital en el que recopilamos ideas a través de textos, enlaces, fotografías o capturas de pantalla que analizamos y comentamos cada cierto tiempo.
La moraleja, si es que la hay en este caso, es que merece la pena reflexionar sobre las necesidades documentales en formato digital de nuestros trabajos y ver cuál es el mejor sistema de organización a utilizar. Tal vez tú no seas quien lo decidas, pero eso no impide que no puedas plantearle cambios o mejoras a tu jefe o a la persona encargada de esa sección tan importante en todas y cada una de las empresas y organizaciones del Siglo XXI.
