Cambiando de Things a Remember The Milk

Elio —  24/01/2010 — 15 Comments
de things a rtm.jpg

Siguiendo con mi política de renovación informática en el apartado laboral y personal, he cambiado el programa con el que gestiono mis tareas mediante el sistema GTD (Getting Things Done o “conseguir que las tareas sean completadas”).

Desde que comencé a utilizar este sistema y tras valorar diferentes alternativas, opté por la aplicación Things, tanto en su versión para Mac como para iPhone. He de reconocer que es una aplicación visualmente muy atractiva y bien realizada a la que realmente empecé a sacar provecho después de ver el screencast-keynote de Emilcar y que me permitió acceder a una nueva forma en la que gestionar mis tareas diarias bastante más efectiva que la basada en alarmas, recordatorios y entradas en la agenda del mes.

Pagué una licencia de Things para iPhone (8€) pero no lo hice con la versión de escritorio (50€) por carecer de una característica principal que es la que finalmente me ha hecho abandonar la aplicación: no había forma de sincronizar las tareas de forma automática entre el Mac y el iPhone, tenía que hacerse manualmente vía WiFi. Aparte de que durante muchos meses esta sincronización daba una cantidad de fallos enorme que se fue subsanando con continuas actualizaciones, el tener que hacerlo de forma manual siempre me generaba una cierta inquietud e inseguridad ya que las tareas te surgen y las has de completar no sólo delante del ordenador, si no en cualquier otro momento -dando un paseo por la calle, cuando recibes una llamada, etc- y con esta forma tan rudimentaria de sincronización nunca estaba seguro al 100% de saber que mis tareas pendientes eran las que veía en pantalla ya que podía haberlas anotado en el iPhone y que no hubiesen aparecido en el ordenador.

Recuerdo que hace casi un año en una comida con Berto Pena comentamos este fallo y maldecimos a los programadores de la aplicación por no poner a nuestro servicio una simple sincronización a través de MobileMe por la cual ellos no tendrían ni que comerse mucho la cabeza ni pagar servidores. Yo le di tiempo y supuse que en pocos meses la sincronización permanente sin intervención del usuario sería una realidad en Things.

Pero llegó el año 2010 y todo seguía igual por lo que me harté y decidí probar otra alternativa. Directamente me fui a Remember The Milk -RTM a partir de aquí-, sistema que reunía todo lo que buscaba: aplicación para iPhone, compatibilidad con Mac y Windows, sincronización permanente y facilidad de uso. He de reconocer que Berto ya me la había recomendado hacía mucho tiempo así que me fui a su blog y busqué el screencast que realizó para ayudarnos a iniciarnos en RTM y comencé la migración de todas mis tareas desde Things a RTM.

Al estar familiarizado con el sistema GTD, el cambio no ha sido ni mucho menos traumático ya que ambos programas están basados en esta filosofía de organización y he de reconocer que me ha costado acostumbrarme menos tiempo del que imaginaba en un principio. RTM funciona como aplicación web gratuita -dato que agradecerán aquellos que se conecten a varios ordenadores habitualmente- y la versión para iPhone es gratuita… siempre y cuando tengas una cuenta pro en RTM que cuesta 25$ al año, menos de 20€. Te dan 15 días de prueba para valorar si merece la pena pagar por el servicio y en mi caso la respuesta es un sí rotundo. También tienes alguna otra fórmula para no pagar y poder añadir tus tareas en movilidad, no tan bonita pero puede servirte.

Los que no tengáis iPhone y queráis gestionar RTM desde otros dispositivos móviles como Android, Blackberry o Windows Mobile también podéis hacerlo. E incluso desde sitios como Gmail, Twitter, Netvibes… Las posibilidades son muy variadas y las tenéis todas aquí.

Sobre si RTM y por extensión el GTD es una fórmula que os puede servir es algo que debéis probar y experimentar vosotros mismos. En mi caso, trabajando para tres empresas diferentes y con muchas tareas personales, el GTD es algo imprescindible en mi día a día y con RTM funciono mejor que con el GTD a través de Things, Evernote o Gmail.

  • http://www.emilcar.es emilcar

    Quizá le he dedicado poco tiempo a RTM pero mi sensación fue que no se adapta demasiado bien a un concepto GTD puro, ya que para RTM el foco está en la fecha de vencimiento de las tareas y no siempre una tarea tiene una fecha de vencimiento concreta. ¿Cómo has definido tu sistema GTD (inbox, next etc.) con RTM?

  • http://ww.makoworks.com Elio

    Emilio, en mi caso decirte que hay tareas con vencimiento y otras que no pero rara es la ocasión en que el 80% de las tareas diarias que tengo a primera hora de la mañana no necesitan ser completadas ese día. Además, lo prefiero, es otra forma de “obligarme” a completarlas para que no pasen al estado de atrasadas.

    Mi sistema es:

    Inbox
    Algún día
    Espera
    Carpeta Empresa 1
    Carpeta Empresa 2
    Carpeta Empresa 3
    Carpeta personal
    * Carpeta puntual para proyectos puntuales que me surjan y que no lleven más de un mes de duración.

  • http://www.pablosdt.com Pablo

    Te haré caso y probaré una temporada RTM, porque también necesito un sistema que me permita anotar tareas desde el PC de la oficina, el Mac de casa y el iPhone, y está parece una opción muy buena.

  • http://www.pablosdt.com Pablo

    Pero una pregunta, en RTM ¿se podrían crear carpetas por proyectos como en Things y similares?

  • http://www.makoworks.com Elio

    Pablo, yo tengo en RTM varias carpetas para diferentes proyectos o áreas de trabajo, lo puedes hacer perfectamente.

  • http://twitter.com/CarlosJG CarlosJG

    Hoy mismo he descubierto esta aplicación y creo que ya va a ser totalmente indispensable para mi. La tengo configurada e instalada tanto en el navegador como en el iPhone.
    Lo único que echo de menos en mi transición desde Things va a ser precisamente que ambas aplicaciones pudieran compartir las tareas y así poder trasvasarlas de una a otra.
    Porque no se puede ¿verdad?

  • http://www.makoworks.com Elio

    CarlosJG, ¿deseas exportar tareas de Things a RTM? Eso no se puede hacer, tendrás que hacerlo manualmente. Pero en unos minutos concentrado lo haces rápidamente.

  • http://twitter.com/CarlosJG CarlosJG

    Si, me he dado cuenta que no. Pero sería una opción magnífica que ambas aplicaciones pudieran compartir tareas. Algo así como un “things en la nube”.
    Aunque pienso que realmente lo que echo en falta en Things es como bien indicas tu precisamente esa falta de sincronización automática y también una web donde hacer lo mismo.
    Ya me he dado cuenta que lo tengo con RTM y tengo que decir que Things ya hace días que ha sido desinstalado.
    Saludos.

  • http://www.makoworks.com Elio

    CarlosJG, creo que has acertado. Hasta que Things no de un servicio de sincronización similar no se puede considerar a la altura de RTM.

  • Javier

    Buenas Elio, si visitas la página de Culturedcode
    http://culturedcode.com/status/

    Verás que una de las próximas actualizaciones es precisamente lo que pides, la sincro en nube. Yo en mi caso estoy usando otra aplicación Thinking Rock, basada en Java tiene versión PC, Mac y simplificada para Iphone, combinándolo con Dropbox tengo mi propia sincronización que además autoimporto en calendario tanto del Mac como del Iphone, yo estoy encantado y esperando otro clon de Things doit.im que copia totalmente el interfaz pero sí sincroniza en nube y tiene versión PC/Mac, estoy usándolo pero esperando a la próxima actualización a ver si desplaza al Thinking Rocks

    Saludos

  • http://www.makoworks.com Elio

    Javier, gracias por pasarte por aquí.

    Lo cierto es que los de Things llevan diciendo años que van a implementar la sincronización en la nube y yo me cansé de esperar. Hasta que no la saquen realmente no me creo nada. Tu sistema parece algo complicado de implementar, pero si te apañas con él pues perfecto ;-)

  • http://twitter.com/CarlosJG CarlosJG

    Por cierto ¿algún cliente de escritorio decente para Mac de RTM?

  • http://www.makoworks.com Elio

    CarlosJG, yo no conozco ninguno, simplemente utilizo RTM “creándome una aplicación” mediante Fluid.

  • http://undeads-caliope.blogspot.com/ Oscar

    Hola Elio!

    Me encantaría empezar con esto del GTD y creo que usaré RTM ya que me han hablado muy bien de él, y al ver tus razones pues para qué esperar…

    Ahora bien, las dudas me surgen en lo siguiente: Evernote Vs RTM, por qué descartaste Evernote tan rápido?

  • http://www.makoworks.com Elio

    Hola Oscar. Yo descarté Evernote para GTD porque Evernote es una excelente aplicación tipo “almacen digital” y para eso es para lo que la utilizo yo, no quería mezclar churras con merinas.

    Saludos.